УТВЕРЖДАЮ Руководитель "_____________" _____________ (____________) "____"_____________ _____ г. М.П.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ оператора персонального компьютера (примерная форма)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность оператора персонального компьютера.
1.2. Оператор персонального компьютера относится к категории технических работников.
1.3. На должность оператора персонального компьютера назначается лицо, имеющее _________ образование и стаж работы не менее ____ лет.
1.4. Оператор персонального компьютера назначается и освобождается от должности руководителем организации по представлению _________________.
1.5. Оператор персонального компьютера подчиняется непосредственно _______________.
1.6. Оператор персонального компьютера должен знать:
Приказы, указания, распоряжения, инструкции и другие нормативно-распорядительные документы, регламентирующие работу оператора ЭВМ;
Правила эксплуатации ЭВМ и обслуживания ксерокса;
Правила оформления документов, в том числе деловой документации с использованием типовых форм;
Правила орфографии и пунктуации;
Правила ведения делопроизводства;
Программное обеспечение (правила работы с Windows, Microsoft Office и т.д.);
Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
Культуру труда и этику делового общения;
Основы законодательства о труде и охране труда Российской Федерации;
Учредительные документы организации, его штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Оператор персонального компьютера:
2.1.1. Осуществляет техническую подготовку документации, необходимой в процессе работы компании.
2.1.2. Выполняет копирование документов на ксероксе.
2.1.3. Выполняет набор различных текстов с соблюдением правил орфографии и пунктуации, а также стандартов оформления организационно-распорядительной документации.
2.1.4. Осуществляет работу с электронной почтой, принимает входящие электронные письма и следит за своевременной отправкой исходящих.
2.1.5. Распечатывает и систематизирует нужные документы.
2.1.6. Заносит в компьютерные базы данных различную информацию, важную и необходимую для работы компании.
2.1.7. Следит за состоянием компьютера и копировальной техники.
2.1.8. Своевременно информирует руководство о необходимости приобретения материалов, непосредственно относящихся к производственному процессу.
2.1.9. Обязан своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.
2.1.10. Обязан соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.
2.1.11. Обязан оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.
2.1.12. Обязан честно и добросовестно выполнять возложенные на него обязанности.
2.1.13. Обязан содержать находящееся в пользовании имущество в целости и сохранности.
2.1.14. Обязан хранить служебную и коммерческую тайны.
2.1.15. Обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.1.16. ____________________.
3. ПРАВА
3.1. Оператор персонального компьютера имеет право:
3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
3.1.2. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда.
3.1.3. Повышать свою квалификацию.
3.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.1.5. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.1.6. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
3.1.7. __________________.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Оператор персонального компьютера несет ответственность:
4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.1.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.
4.1.4. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.
4.1.5. ______________________.
5. РЕЖИМ РАБОТЫ
5.1. Режим работы оператора персонального компьютера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
_____________________________ ___________ ____________________ (должность лица, (подпись) (Ф.И.О.) составившего инструкцию) "___"__________ ___ г. СОГЛАСОВАНО: Юрисконсульт ____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.) "___"__________ ___ г. С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)
определяются трудовым договором и должностной инструкцией. При этом трудовой договор, как правило, устанавливает лишь основные моменты рабочей деятельности сотрудника, конкретно же и подробно круг должностных обязанностей описывается в должностной инструкции. Эта статья ознакомит читателей с тем, какие трудовые функции могут быть отнесены к должностным обязанностям специалиста по программам 1С, как грамотно составить его должностную инструкцию и какие моменты нужно учесть при ее разработке.
Чем занимается оператор 1С?
Оператор 1С — это разновидность должности оператора ПК, ориентированная на работу с определенной группой программ. Соответственно, в общем оператор 1С занимается тем же, чем и любой другой оператор такого рода: вводит данные в базу, обрабатывает информацию, формирует отчеты и т. д. При этом специфика работы оператора 1С зависит как от особенностей деятельности конкретной организации, так и от разновидности программы 1С, с которой специалист работает.
Точный круг трудовых обязанностей оператора определяется в его должностной инструкции — внутреннем документе предприятия. Законом обязательной формы для должностных инструкций не установлено, поэтому работодатели могут разрабатывать этот документ в такой форме и с таким содержанием, которые соответствуют особенностям трудовой деятельности их организации и будут удобны для ежедневной работы.
Общепринятая структура должностной инструкции оператора 1С
При всей свободе в отношении формы документа правилами кадрового делопроизводства все же есть определенный перечень информации, которая должна включаться в должностную инструкцию. Причем этот своеобразный стандарт позволяет отразить все важные сведения о трудовом функционировании специалиста в условиях конкретного предприятия, поэтому работодатели, работая над должностной инструкцией для конкретной штатной единицы, во многих случаях используют примерно одинаковую структуру.
Типовая должностная инструкция оператора 1С состоит из следующих разделов:
- Общие положения. Эта часть документа содержит определение базовых условий трудовой деятельности оператора 1С в организации. К таким условиям относятся необходимые для работы в этой должности образование, профессиональные навыки и опыт работы. Кроме того, здесь же устанавливается порядок принятия, увольнения и замещения работника, указывается его непосредственный начальник и определяется место штатной единицы в организационно-штатном расписании предприятия.
- Должностные права и обязанности. Данный раздел является ключевым в документе, так как определяет правомочия работника и круг его должностных обязанностей. Особенную важность этому разделу придает тот факт, что работник, согласно нормам трудового законодательства, может не выполнять никаких иных поручений руководства, кроме тех, что документально закреплены в качестве его должностных обязанностей. Таким образом, чем четче и подробнее будет определен при разработке документа круг должностных правомочий и обязанностей оператора 1С, тем проще будет работнику их выполнять и тем эффективнее будет его труд.
- Ответственность работника. Эта часть должностной инструкции посвящается определению трудовых нарушений, которые может совершить работник, и наказаний, которые за этим могут последовать. При этом санкции, установленные положениями должностной инструкции, не могут быть более строгими, чем нормы законодательства. Этот момент важно учитывать, если решено конкретизировать трудовую ответственность оператора 1С во внутренних документах.
Стандартные требования к кандидату на должность оператора 1С
Должность оператора 1С, как правило, не требует ни высшего, ни даже среднего специального образования. Соискателю достаточно быть уверенным пользователем компьютера и хорошо знать программы 1С того направления, которое требуется на предприятии.
Однако, поскольку при приеме на работу сложно оценить имеющиеся у кандидата на должность знания, в должностную инструкцию может быть внесено требование о наличии у соискателя свидетельства об окончании специальных курсов. Кроме того, нередко работодатели заявляют и требование об опыте работы кандидата (как правило, от 1 года до 3 лет).
К прочим профессиональным навыкам, требующимся для работы в этой должности, могут быть отнесены знания в области налогового законодательства, бухучета, а также умение пользоваться почтовыми и прочими офисными программами.
Должностные обязанности, устанавливаемые для оператора 1С
К типовым обязанностям, устанавливаемым в должностной инструкции для оператора 1С, можно отнести:
- формирование расходной и приходной документации;
- оформление накладных;
- корректировку сведений в документации по фактам движения товара;
- оформление возвратной документации;
- формирование аналитической отчетности;
- сверку остатков на складе и формирование отчетов по движению товара;
- подготовка первичной бухгалтерской документации;
- внесение данных в базу;
- ведение реестра первичной документации и архива;
- участие в проведении инвентаризации.
Это общий перечень трудовых обязанностей оператора 1С, позволяющий примерно ознакомиться с деятельностью этого специалиста в компании. Более подробный и конкретный перечень должностных функций оператора 1С каждый работодатель устанавливает индивидуально, исходя из особенностей работы организации и того вида программы 1С, которую придется использовать специалисту.
Этот раздел сайта НКЦ посвящен рабочим формам кадровой документации, регламентирующим отношения работника и организации. Предлагаемые тексты являются реальными ранее утвержденными, работающими кадровыми документами, которые были подготовлены сотрудниками нашего кадрового центра и госпожой Ольгой Витальевной Жуковой.
Если вам понравился стиль, данные образцы должностных инструкций вы можете взять за образцы инструкций, дополнительно доработав под индивидуальные потребности вашего предприятия или можете оформить заказ и поручить эту задачу сотрудникам нашего кадрового центра
.
Должностная инструкция старшего оператора отдела операций обособленного структурного подразделения ОСП)
1. Общие положения.
Назначение на должность и увольнение с должности производиться в соответствии с приказом Генерального директора ООО «А» (далее – Общество).
В своей деятельности старший оператор руководствуется данной инструкцией и Положением об ОСП.
В своей работе подчиняется непосредственно Руководителю ОСП.
Вся деятельность регламентируется распоряжениями и приказами вышестоящего руководства и действующим Законодательством РФ.
Основными задачами старшего оператора являются:
Контроль работы операторов и специалиста по сопроводительной документации;
Проверка и оформление приходно-расходной документации;
Ведение и контроль документооборота;
Контроль за приходными и отпускными ценами;
Оформление результатов инвентаризации;
Передача ежедневной отчетности по результатам операционного дня в ЦО.
2. Обязанности:
2.1.Принимает от транспортного менеджера или представителя Поставщика верные сопроводительные документы на товар.
2.2. Оформляет приход на основании выверенных приходных документов от Поставщика и актов приемки товара по количеству и качеству, подписанных Зав. складским комплексом, старшим кладовщиком и Представителем поставщика.
2.3. Корректирует складские остатки товара в базе данных на основании оформленных актов на бой, актов о недостаче, подписанных Зав. складским комплексом, старшим кладовщиком и Руководителем ОСП.
2.4. Организовывает изготовление копий приходных документов для ОСП.
2.5. Обеспечивает сохранность поступающей документации.
2.6. Проверяет и подписывает накладные и счета-фактуры на отгрузку.
2.7. Оформляет и подписывает договора купли-продажи в соответствии с оформленной доверенностью Общества; присваивает регистрационные номера договорам, проверяет реквизиты и печати сторон;
2.8. Организует хранение и сохранность копий оформленных договоров купли-продажи с прилагающимися копиями лицензии и разрешения на учреждение акцизного склада; оригиналы передает с курьером в ЦО.
2.9.На основании возвратных документов вносит информацию о возвратном товаре в базу данных.
2.10. Оформляет результаты плановой инвентаризации по каждому складу в конце каждого отчетного месяца; корректирует остатки товара на складе в базе банных на основании оформленного инвентаризационного акта, подписанного Зав. складским комплексом, старшим кладовщиком, кладовщиком, Руководителем ОСП.
2.11. Решает текущие вопросы, возникающие в работе операторов, кладовщиков, менеджеров по вопросам возврата товара, а также кассиров - по вопросу наценки.
2.12. Сообщает в ЦО информацию об итогах операционного дня.
2.13. Ежедневно формирует отчетность по результатам операционного дня после завершения процесса выписки товара:
Договора купли-продажи,
Реестр расходных накладных,
Реестр приходных накладных,
Обороты по складам,
Отчет по дебиторам,
Продажи по маркам,
Список новых клиентов по договорам,
Карточки клиентов,
Реализация товара за день,
Отчет по доставке;
2.14. Сверяет расходные накладные с реестрами операторов во избежание расхождений.
2.15. Собирает пакет отчетных документов по итогам операционного дня, согласно утвержденному реестру.
2.16. Не позднее 9.30 ч дня, следующего за отчетным, передает пакет отчетных документов курьеру (водителю) согласно утвержденному реестру, для доставки в ЦО.
3. Ответственность.
Старший оператор осуществляет руководство операционной деятельностью ОСП и несет персональную ответственность за выполнение следующих функций:
За четкое выполнение обязанностей, определенных должностной инструкцией;
За качественное и своевременное выполнение работ сотрудниками операционного отдела, согласно должностным инструкциям;
За обеспечение бесперебойности технологического процесса выписки товара в торговом зале;
За верное внесение информации в базу данных;
За правильное и своевременное формирование отчетности по результатам операционного дня;
За недобросовестные действия своих подчиненных, если таковые вызваны отсутствием надлежащего контроля;
За своевременное предоставление достоверной информации по итогам работы операционного отдела;
За сохранность и конфиденциальность информации, вверенной ему Обществом.
В случае производственной необходимости компания оставляет за собой право коррекции должностной инструкции.I. Общие положения
1. Оператор на телефоне относится к категории специалистов.
2. На должность Оператора на телефоне назначается лицо, имеющее среднетехническое, незаконченное высшее или высшее образование и стаж работы области телефонных продаж (маркетинга) не менее года.
3. Назначение на должность Оператора на телефоне и освобождение от нее производится приказом Генерального директора Предприятия по представлению Начальника Отдела поддержки продаж, с согласия Коммерческого директора.
4. Оператор на телефоне должен знать:
4.1. Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в сфере оптовой и розничной торговли продуктами питания.
4.2. Правила заключения и исполнения договоров на поставку продукции.
4.3. Порядок расчетов по договорам.
4.4. Особенности технологии работы с Клиентом по телефону.
4.5. Базу данных «ХХХ», а также иные программные средства, используемые Компанией для обеспечения торгового процесса.
5. Оператор на телефоне подчиняется непосредственно Начальнику Отдела поддержки продаж или лицу, его замещающему, выполняет поручения Коммерческого директора.
6. На время отсутствия Оператора на телефоне (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет другой Оператор на телефоне, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Задачи должности
1. Обеспечивает телефонный прием стандартных заказов Клиентов.
2. Дает Клиентам справочную информацию, касающуюся цен, ассортимента и условий Компании «ХХХ».
3. Поддерживает и развивает имеющуюся Клиентскую базу Компании.
4. Полностью выполняет все требования Компании по технологии и методике телефонных продаж.
5. Обеспечивает в работе с Клиентами точность, оперативность, ответственность и компетентность.
III. Должностные обязанности
Оператор на телефоне:
1. Принимает звонки Клиентов. В случае если клиент подал заявку на сайте, через форму "заказать звонок " перезванивает клиенту в удобное время.
2. Определяет тип Клиента («рыночник», «ключевой Клиент», «собственная точка», «розница», «региональный» и т.п.) и закрепление Клиента за конкретным Менеджером.
3. В соответствии с принятой в Компании технологией и методикой лично принимает заказ у всех Клиентов, кроме ключевых и новых (позвонивших впервые и не имеющих закрепленного за ними Менеджера).
4. Ключевых Клиентов переключает на соответствующего Менеджера. В случае отсутствия Менеджера, переключает на другого Менеджера по Ключевым Клиентам. Если в данную минуту нет ни одного доступного Менеджера по Ключевым Клиентам — переключает на Начальника Отдела оптового сбыта.
5. Перед приемом заказа, проверяет по компьютеру наличие за данным Клиентом просроченной или сверхнормативной дебиторской задолженности. Заказ принимает только в случае отсутствия таковых.
6. В случае наличия у Клиента просроченной или сверхнормативной задолженности, переключает его на закрепленного за ним Менеджера либо на Финансовую службу.
7. Принимая заказ, обязательно обращает внимание Клиента на новый товар в ассортименте Компании, на особые позиции по указанию Руководства Коммерческой службы, а также напоминает ему о товаре, традиционном для данного Клиента (типа Клиентов). Никогда не заканчивает прием заказа не предложив Клиенту еще трех-четырех позиций сверх того, что он уже заказал.
При необходимости, консультирует Клиента по оптимальному составлению ассортимента исходя при этом из специфики бизнеса данного Клиента и из стратегической нацеленности Компании «ХХХ» на долгосрочное сотрудничество с данным Клиентом.
9. В рамках условий, упомянутых в п. 8, а также с учетом качества существующей задолженности Клиента и его кредитной истории, стремится к максимальному размеру Заказа не только по объему, но и по ассортименту.
10. На основе действующих в Компании «ХХХ» правил и нормативов определяет размеры скидок (колонку прайс-листа).
11. В случае возникновения нестандартной ситуации, консультируется с Начальником соответствующего Отдела сбыта.
12. Принимая заказ, детально согласовывает с Клиентом ассортимент и сумму заказа, согласовывает время доставки, обязательное наличие в указанное время ответственных лиц Клиента, уполномоченных принимать товар, совершать (если необходимо) расчеты и подписывать нужные документы.
13. В случае приема заказа от регионального Клиента согласовывает форму оплаты, время прибытия Клиента в Москву или реквизиты по отправке товара Клиенту.
14. Регистрирует все звонки Клиентов и все принятые заказы, оперативно передает информацию Менеджерам Отделов для отслеживания исполнения Заказов.
15. Звонки от новых Клиентов передает Начальникам соответствующих отделов для последующего закрепления за одним из Менеджеров.
16. Делает инициативные звонки по картотеке «заснувшим» Клиентам-рыночникам.
17. Делает звонки Клиентам по указаниям Начальников отделов сбыта, докладывает о результатах этих звонков поручившему Начальнику отдела сбыта.
18. В случае запроса Клиентом (потенциальным Клиентом) справочной информации, касающейся ассортимента, цен, условий по доставке, сертификатного обеспечения и т.п. — предоставляет всю необходимую информацию. При необходимости обеспечивает отправку факса.
19. В случае звонка Клиента (потенциального Клиента) с целью иной, чем заказ либо получение справочной информации — переключает его на соответствующего Менеджера, а в случае отсутствия Менеджера — на соответствующего Начальника отдела сбыта.
20. В любом случае, оперативно передает все полученную информацию о замечаниях и/или пожеланиях Клиентов заинтересованным Отделам Компании.
21. Поддерживает принятые в Компании фирменные технологии и методики работы с Клиентами.
22. В случае производственной необходимости — оказывает помощь в работе другим операторам на телефоне или на выписке.
23. При наличии соответствующих решений Руководства проводит работу по реализации специальных программ скидок и бонусов, других сбытовых акций.
24. Постоянно повышает свой профессиональный уровень.
25. Обеспечивает своевременное оформление всей предусмотренной отчетности и иной рабочей документации.
26. Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны.
27. Поддерживает хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.
28. Выполняет служебные поручения своего непосредственного Руководителя и прямых начальников.
IV. Права
Оператор на телефоне вправе:
1. Знакомиться с решениями Руководства Предприятия, касающимися закупок и сбыта продукции.
2. Вносить на рассмотрение Начальника Отдела поддержки продаж, Коммерческого директора предложения по улучшению сбыта продукции.
3. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений Компании.
4. Запрашивать через Начальника Отдела поддержки продаж, информацию и документы от Руководителей подразделений и специалистов, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Сообщать непосредственному Руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в деятельности Предприятия и вносить предложения по их устранению.
V. Ответственность
Оператор на телефоне несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За допущенные в работе ошибки, приведшие к невыполнению установленных Руководством целевых показателей Отдела — в пределах переменной части заработной платы.
VI. Критерии оценки деятельности Оператора на телефоне
Критериями оценки деятельности Оператора на телефоне являются:
Достижение Отделом целевых показателей.
Отсутствие обоснованных претензий к Оператору со стороны структурных подразделений Коммерческой службы.
Оперативность, точность и аккуратность при приеме заказов, отсутствие ошибок.
Отсутствие обоснованных претензий со стороны Клиентов.
Отсутствие негативных оценок со стороны Руководства Компании и Руководства Коммерческой службы.
VII. Заключительные положения
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность Оператора на телефоне могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций Коммерческой службы.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом Генерального директора Предприятия.
