Величина оплаты труда в значительной степени заботит каждого работника. У тех, кто мало знаком с российским законодательством, возникают вопросы относительно верности размеров начислений и удержаний. Расчётный листок по зарплате оформляется для того, чтобы снять многие вопросы, связанные с оплатой труда работников.

В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ, в листке в обязательном порядке отражаются следующие сведения:

Данные о частях зарплаты за отчётный период. В сумму включаются:

оклад;
начисленная премия;
установленные надбавки (за вредные условия, за работу в северном регионе и т.д.);
компенсационные выплаты, например, за использование собственного инструмента или за работу в выходной день.

Удержания из зарплаты:

НДФЛ;
пенсионные отчисления;
профсоюзный взнос;
иные удержания (например, невозвращённый командировочный аванс);
удержание по исполнительному листу, например, алиментов.

Дополнительные начисления:

выплата отпускных;
выплата при увольнении;
компенсация за нарушение нанимателем трудового законодательства;
иные выплаты.

Итоговая информация о сумме, подлежащей выплате.

Обратите внимание! Отдельно может быть выделен ранее выплаченный аванс.

Бухгалтеры в расчётном листке дополнительно указывают следующие сведения:

Ф.И.О. и должность работника;
Название структурного подразделения (цеха или отдела);
Табельный номер, если имеется;
Временной период (обычно месяц);
Количество отработанных часов и рабочих часов в отчётном периоде в соответствии с установленным временем работы.

В документе могут быть и иные сведения, если это требуется для полного информирования работников о величине их заработка.

В некоторых случаях параллельно записям в листке вносятся бухгалтерские коды, соответствующие назначению каждой из выплат.

Как правильно выдавать

Так как представление информации о величине заработка в виде расчётного листка является обязанностью работодателя, следует позаботиться о документальном подтверждении передачи данных документов сотрудникам.

Существует 2 наиболее распространённых способа такого оформления. Первый – сделать листок с отрывной частью. Бумаги передаются начальнику подразделения, который раздаёт листки работникам и собирает их подписи, а после сдаёт отчётность в бухгалтерию. Это целесообразно, если речь идёт о большом предприятии.

Второй вариант – ведение специального журнала, где работники будут расписываться в получении документа.

Обратите внимание! Расчётные листки обязательны к выдаче и в том случае, когда деньги переводятся на банковские карты.

Сроки выдачи сотрудникам

Зарплата выдаётся не менее 2-х раз в месяц, что предусмотрено статьёй 136 ТК РФ. В той же статье указано, что наниматель обязан выдавать расчётный листок при выплате денег в целом.

Минтруда в письме от 18.03.10 № 739-6-1 указывает, что порядок выдачи данных документов должен регулироваться локальными актами нанимателя. При этом работники должны получать листки не позже дня, в котором происходит непосредственная выдача денег. Также в этом письме указывается, что информировать работников можно 1 раз в месяц.

Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: листки выдаются 1 раз в месяц не позднее дня перечисления основной части зарплаты. Целесообразно делать это за 2 дня, чтобы работники могли озвучить свои возражения до момента перевода денег.

Срок хранения

Расчётные листки должны храниться 5 лет при условии проведения проверки. Такой порядок содержится в приказе Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г., где отражены сроки хранения большинства деловых документов.

Данный документ создаётся в каждом подразделении компании, либо один на всю организацию. В журнале должны быть следующие графы:

Номер записи;
Дата выдачи;
Ф.И.О. сотрудника;
Должность;
Подпись работника;
Подпись ответственного за выдачу лица.

На обложке журнала следует указать следующие сведения:

Даты начала и окончания;
Наименование документа;
Название организации и подразделения, в котором документ ведётся;
Ф.И.О. и должность работника, ответственного за выдачу листков.

Ведение журналов поручается бухгалтерам или делопроизводителям подразделений.

Приказ об утверждении формы расчетного листка

Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.

В приказе должны быть отражены следующие сведения:

Реквизиты – дата, номер, название документа и тематика;
Информация об организации – наименование, адрес, место нахождения;
Ссылка на требования части 2 статьи 136 ТК РФ;
Установление формы расчётного листка, приложенного к приказу, с указанием даты начала действия данного положения;
Поручение конкретному работнику обеспечить выдачу расчётных листков работникам за 2 дня до перечисления заработной платы (например, кассиру или бухгалтеру);
Поручение сотрудникам организации (например, начальникам подразделений) обеспечить ведение журналов выдачи расчётных листков в соответствии с приложением к приказу;
Возложение контроля за исполнением приказа на одного из бухгалтеров организации;
Приложения: форма расчётного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков на 1 листе;
Дата, подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя компании.

Обратите внимание! До издания приказа нанимателю следует получить согласие представителей профсоюза на утверждение формы листка в соответствии со статьёй 372 ТК РФ.

С приказом под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа.

Выдача расчётных листков – это не только обязанность нанимателя, закреплённая в законодательстве, но и возможность в простой форме сообщить работникам данные об их текущем заработке.

Д ействующее трудовое законодательство содержит требование при выплате заработной платы в обязательном порядке извещать в письменной форме каждого работника о составных частях оплаты труда и произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ). Такая информация представляется посредством выдачи так называемого расчетного листка. Рассмотрим связанные с ним вопросы.

Расчетный листок должен включать в себя следующую информацию:

о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. Например, оклад, ставка, количество часов, премии, надбавки, доплаты, коэффициенты и т.п.;
размерах оплаты отпуска, больничных, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
размерах произведенных удержаний с указанием оснований (алименты, НДФЛ, удержания по заявлению работника);
общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Не может расчетный листок содержать только общую величину начисления и удержанную сумму. В нем следует указывать полную и достоверную информацию о том, из чего именно сложилась полученная работником заработная плата, с целью обеспечения осуществления контроля за соблюдением работодателем предусмотренных трудовым договором условий труда. Аналогичное мнение высказано, например, судом в апелляционном определении Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015.

Форма расчетного листка

Действующим законодательством не предусмотрена ни обязательная, ни рекомендуемая форма расчетного листка. Следовательно, работодатель должен самостоятельно ее разработать на основании ст. 136 ТК РФ и утвердить с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка либо неполное или некорректное отражение в них всех необходимых сведений является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3, решение Пермского краевого суда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014). А в случае совершения такого нарушения повторно - по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кстати, отсутствие утвержденной формы расчетного лица в организации не поможет ей в решении судебных споров с работниками.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд примет в качестве доказательства вины работодателя любой расчетный листок, пусть и не утвержденный работодателем (апелляционное определение Забайкальского краевого суда от 25.06.2014 № 33-2498-2014).

Заверять расчетные листки подписью ответственного за их выдачу лица либо руководителя организации, а также печатью организации не требуется, так как такой обязанности не содержит действующее законодательство и расчетный лист не относится к документам, подлежащим заверению надлежащим образом. При этом такие действия не запрещены, и при желании либо по просьбе работника расчетные листки можно и заверить.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суды тоже могут запросить заверенные расчетные листки, т.к. отсутствие печати не позволяет определить лицо, выдавшее соответствующий документ (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014).

Когда выдавать расчетный листок

Расчетный листок следует выдавать при выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ). В какой именно момент - законодательство не оговаривает, поэтому срок и порядок выдачи следует определить внутри организации самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте. Установление способа доведения до работника сведений в расчетном листке является прерогативой работодателя (апелляционное определение Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

При этом заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца , когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца (так называемого аванса) отдельные ее составные части могут быть еще не определены.

На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных , Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 ответил, что поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка не является выплатой заработной платы, то и основания специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм отсутствуют. А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения , т.к. при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).

Порядок и условия выдачи расчетных листков не ставятся в зависимость от способа выплаты заработной платы, они должны быть едины как для перечисления на банковские зарплатные карты, так и при выдаче наличными из кассы. При определении порядка выдачи расчетных листков следует помнить о том, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Последствия невыдачи расчетного листка

Невыдача расчетного листка подпадает под нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). На должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а на организацию - от 30 000 до 50 000 рублей. Штрафные санкции увеличиваются, если нарушение допущено лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Так, для должностного лица штраф максимально может вырасти до 20 000 рублей, для организации - до 70 000 рублей. К тому же ответственный работник может быть дисквалифицирован на срок от года до трех лет.

К сведению

Свернуть Показать

Лицо, которому назначено административное наказание за совершение административного правонарушения, считается подвергнутым данному наказанию со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения года со дня окончания его (постановления) исполнения (ст. 4.6 КоАП РФ).

Еще один важный момент. Если работник решит обратиться с иском к работодателю в суд, то подать исковое заявление согласно ст. 392 ТК РФ он имеет право в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки. И если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Датой подтверждения такого срока как раз таки является дата выдачи расчетного листка. Соответственно, не выданный сотруднику расчетный листок может сдвинуть дату «нарушения своего права» на неопределенный срок.

Подтверждение факта выдачи расчетных листков

Расчетные листки работникам предоставляются, но часто встает вопрос, как подтвердить сам факт их выдачи и то, что выдаются они регулярно. Ведь при проверке может возникнуть прецедент, когда проверяющие запросят данную информацию, либо на случай судебных разбирательств, когда в суде придется подтверждать факт выдачи работникам расчетных листков.

Действующее законодательство опять-таки не предусмотрело данный момент и, следовательно, позаботиться об этом придется работодателю. Другими словами - продумать наиболее оптимальный для него способ подтверждения и закрепить его в локальном нормативном акте.

На практике работодатели используют следующие способы:

Выдача копий

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой. Расчетные листки можно отнести к документам, связанным с работой, а, следовательно, работодатель не вправе отказать в их выдаче.

Хранение расчетных листков

Расчетные листки на выдачу заработной платы должны храниться при условии проведения проверки (ревизии) 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет (ст. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Также экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается (вклеивается) в лицевой счет работника (по ) на бумажном носителе.

Свернуть Показать

Галина Изотова , руководитель юридической службы аудиторской компании МКПЦ

Специалисты по кадрам и бухгалтеры единодушны: форму расчетного листка пора менять. Мы широко применяем современные технологии в работе и в жизни, но до сих пор законодательство требует обязательной письменной формы расчетного листка. Этот вопрос поднимают и на сайте Онлайнинспекция.рф, где ведется обсуждение избыточных требований трудового законодательства. Логично было бы предусмотреть возможность по соглашению работника и работодателя выдавать расчетный листок в электронной форме, направив его на личную или корпоративную электронную почту работника. Так работник оперативно и в удобном формате получит информацию о произведенных ему начислениях, а работодатель значительно сэкономит время и другие ресурсы: не нужно будет распечатывать расчетные листки или направлять их по почте, когда вручить расчетный листок на руки по тем или иным причинам невозможно. Кроме того, направлять работникам расчетные листки по электронной почте намного проще, чем выдавать их под подпись при ежемесячной выдаче зарплаты. Некоторые работодатели считают - и, замечу, ошибочно - что, изменив порядок выплаты заработной платы с наличного на безналичный расчет, они не должны выдавать работникам расчетные листки (особенно в случае, когда работнику на мобильный телефон приходит сообщение о перечислении на его счет средств от работодателя, в котором указан конкретный размер суммы). Обязанность информировать работников о начисленной и выплаченной им заработной плате, обо всех ее составных частях, а также о размерах удержаний никто не отменял. Такого же мнения придерживаются специалисты Федеральной службы по труду и занятости в комментариях на сайте Онлайнинспекция.рф. Не так давно через этот сервис задавали вопрос: «Выплата заработной платы переведена на карточку. С тех пор я не имею возможности контролировать свою зарплату. Должна ли бухгалтерия предоставлять индивидуальную распечатку начислений каждый месяц?» Специалисты Роструда ответили: «При выплате заработной платы работодатель обязан выдавать вам расчетный листок. В расчетном листке указываются сведения об общей сумме, подлежащей выплате, и все составляющие ее части».

Сегодня изучаем статью 136 Трудового Кодекса РФ. Согласно данной статье работодатель при выплате заработной платы обязан извещать работника в письменной форме о данных начисленной заработной платы и иных суммах, а также об удержаниях и сумме, подлежащей к получению работником.

Такие данные отражаются в форме расчетного листка, который работодателю необходимо утвердить Приказом.

Когда выдается расчетный листок и чем подтвердить выдачу

Расчетный листок выдается работнику не позднее дня выплаты заработной платы. Сам расчетный листок не требует ни подписи, ни печати, ни со стороны работника, ни со стороны работодателя, т.е. это просто форма информирования. В связи с чем возникает вопрос, а был ли выдан расчетный листок?

Для избежания недоразумений о выдаче расчетного листка, работодателю желательно разработать и утвердить форму журнала учета выдачи расчетных листков, назначить ответственного за ведение журнала и при каждой выплате заработной платы собирать подписи с сотрудников в получении расчетного листка.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, можно сделать вывод, что расчетный листок необходимо готовить также два раза в месяц.

При увольнении сотрудника выдаем расчетный листок в его последний рабочий день.

Ответственность работодателя

Ответственность предусмотрена статьей 5.27 КоАП РФ статьей 1 – нарушение трудового законодательства. Предусмотрено наложение штрафа на юридическое лицо в размере от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, на должностное лицо и ИП штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. рублей.

Образцы необходимых документов

В нашей статье мы кратко постарались охватить основные вопросы по подготовке расчетных листков. Также, используя образцы документов, вы сможете сами готовить необходимые данные для сотрудника.

Если Вы хотели бы узнать стоимость бухгалтерского обслуживания или только кадрового учета, звоните по телефонам указанным на сайте.

02.05.2018

По ст. 136 ТК РФ организации несут обязательство ежемесячно уведомлять своих работников о начисленных зарплатах и произведенных удержаниях. За невыполнение этого правила предусмотрены штрафы.

Чтобы доказать, что документ выдавался, многие работодатели ведут «журнал выдачи расчетных листов».

Нужно ли вести для регистрации листов по заработной плате?

Как заполнять?

Законодательство не обязует организации вести специальный журнал выдачи и регистрации расчетных листов. Поэтому и унифицированной формы этого документа не существует .

Есть только примерная, выработанная на практике структура.

Она включает ряд основных колонок :

дата выдачи документа;
данные сотрудника;
подпись сотрудника.

Также у документа должно быть название с указанием месяца, за который предоставляется расчетный лист. Обязательно указать наименование организации. Внизу документа ставится должности, Ф.И.О. и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Заполняется журнал регистрации по мере выдачи расчетных листков и хранится в бухгалтерии, а затем в архиве.

Цель хранения — предоставление доказательства выдачи положенного документа сотруднику.

Если в организации большая численность людей, такие журналы рекомендуется вести по структурным подразделениям.

Стоит помнить, что информация в расчетном листке носит конфиденциальный характер и передавать документ через кого–то категорически запрещено.

Скачать образец

Журнал выдачи расчетных листков за январь 2018 года
ООО «Кипарис»
Ответственный сотрудник за выдачу расчетных листов:
Гл. бухгалтер подпись Иванова Р. И.

Обязателен ли в бюджетном учреждении?

Бюджетные учреждения несут такую же ответственность за невыполнение трудового законодательства, что и обычные организации.

Поэтому они тоже должны выдавать расчетные листы и иметь доказательство этому при проверках.

В большинстве случаев такие учреждения для регистрации факта выдачи листков используют журналы .

Форма может быть любой , разработанной с учетом потребностей бюджетного учреждения.

Выводы

Это быстро и бесплатно!

14.12.2018

Трудовым законодательством РФ предусмотрено обязательное ведение расчетных листков в отношении выплачиваемой персоналу .

Данный лист представляет собой письменное разъяснение суммы, из которой состоит зарплата работника, предоставляется подобная информация каждому трудящемуся независимо от способа выплаты средств.

Нужно ли вести учет листков, регистрировать их в журнале или ином сводном документе?

Учет и регистрация

Расчетный листок представляет собой бланк, в котором отображается следующая информация:

части, составляющие зарплату . В зависимости от организации в заработную плату может включаться оклад, надбавки за стаж трудовой деятельности, за особые условия труда, за классный чин и иные;
суммы удержаний с указанием оснований их произведения;
итоговая сумма , подлежащей выплате работнику на банковскую карту либо выдаче на руки.

Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает каждого работодателя выдавать данный расчетный бланк , чтобы работник смог отследить правильность начислений и соблюдение работодателем норм трудового права.

ТК РФ не обязывает работодателей осуществлять учет их выдачи , проводить регистрацию в сводном журнале.

Вместе с тем, бывают случаи, когда работники утверждают, что не получали этот документ от работодателя. В основном такие моменты связаны со спорами, часто возникающими в трудовых правоотношениях.

По этой причине многие работодатели заводят специальные журналы учета, отражающие сведения о выдаче расчетных бланков работникам на руки.

Удостоверением получения такого документа является подпись работника.

Работодатель имеет право утвердить любую форму для контроля учета. При этом никакого значения не имеет тот факт, каким образом работник получает зарплату: на руки или на банковский счет.

Порядок их выдачи и регистрации закрепляется работодателем в локальном нормативном акте.

Выплата денежных средств осуществляется на основании после проведения расчетов в .

Обязателен ли для применения?

Ведение журнала учета и выдачи листков под роспись, регистрация всех выданных расчетных бланков является гарантией того, что работодателем выполняются необходимые нормы трудового права.

При нарушении выдачи подобный документов работодатель может быть привлечен к ответственности инспекцией по труду.

Поэтому заполнение журнала, в котором отражен факт получения трудящимся расчетного листка, проводится в интересах работодателя и является необходимым гарантом законопослушности компании.

Законом Российской Федерации такой документ не предусмотрен .

Определенных требований к его оформлению и ведению не предъявляется, кроме стандартных правил, принятых для ведения документации данного вида.

Журнал регистрации должен иметь :

титульный лист , с указанием даты его ведения;
нумерацию, с указанием количества страниц , журнал учета должен быть прошитым и пронумерованным. Последняя страница должна быть скреплена печатью организации.

Ведением всей документации, связанной с начислением заработной платы и оформлением прочей документации, занимается финансовый отдел .

Бухгалтерия должна хранить расчетные листки не менее 5 лет, уничтожение их возможно только после проведения ревизионной проверки.

Как заполнять?

Законодательством РФ не предусмотрено наличие типовой формы журнала учета выдачи листков по зарплате. Однако, существует примерная форма, которой следует придерживаться работодателям. Ее образец можно скачать ниже.

Титульный лист журнала должен содержать сведения :

наименование организации или предприятия;
дата начала ведения журнала;
дата окончания ведения журнала;
место хранения;
количество страниц.

Основное содержание документа представлено таблицей , в которой присутствуют графы для регистрации:

Поскольку в листке содержатся персональные данные, разглашение которых запрещено трудовым законодательством Российской Федерации, то его сведения не должны быть известны широкому кругу лиц.

В частности, персональными считаются указание фамилии, имени, отчества работника и размер его заработной платы.

Поэтому при выдаче такого бланка работодатель должен позаботиться о том, чтобы данная информация, подлежащая регистрации в журнале, осталась недоступна всем, кроме работника.