Все ИП с сотрудниками по трудовым договорам должны вести штатное расписание, ИП без сотрудников — не должны.

Что за расписание такое

На самом деле, штатное расписание — обезличенный документ. В нём вы показываете сколько должностей предусмотрено в вашем ИП и с какими окладами. А какие сотрудники реально трудятся из штатного расписания не понятно.

Например, сейчас для нормальной работы в кофейне вам нужны: 1 управляющий, 2 бариста, 2 кассира и 1 уборщица. Это вы и показываете в штатном расписании + у кого какой оклад с надбавками.

Вот пример:

А на деле у вас могут трудиться только 1 бариста Вася и 1 кассирша Маша — остальных вы ищете.

Самого ИП в штатном расписании не показываете.

И ещё, штатное расписание всегда утверждают приказом . Подписи ставят бухгалтер, кадровик и руководитель. Но если вы как ИП отвечаете за кадровый и бухгалтерский учёт сами, то утверждаете только своей подписью.

Как штатное расписание делает сотрудников равными

По-честному людей с одной и той же должностью нужно вознаграждать одинаково. В Трудовом Кодексе это называется принципом равной оплаты за труд равной ценности. Поэтому бариста из примера нужно установить одинаковый оклад в штатном расписании. Ну а если кто-то из них покажет себя, наберётся опыта больше, чем другой, то лучше перевести его на другую должность — «старший бариста», например. Тогда и зарплату можно установить выше, чем у простого бариста.

Какую форму штатного расписания выбрать

Разработайте форму сами или используйте унифицированную Т-3 . В своей форме можно не указывать разряды и надбавки, если у вас их нет.

Как изменить штатное расписание

Менять штатное расписание можно в любое время, какого-либо срока действия у него тоже нет. Поэтому внесите изменения тогда, когда это нужно вам. Например, когда увеличите штат или повысите зарплаты. Изменения в штатном расписании нужно закрепить приказом . С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.

Где найти штатное расписание в Эльбе

В Эльбе можно скачать только бланк штатного расписания по форме Т-3 в разделе Сотрудники справа.

В Эльбе можно вести учёт сотрудников и кадровые документы

ИП на упрощенке может привлекать к работе других физлиц на основании заключаемых с ними трудовых договоров. В этом случае он ведет в полном объеме кадровый документооборот по своим работникам. О том, что такое штатное расписание и как его заполнить, рассмотрим в нашей статье.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание ИП - это утвержденный предпринимателем документ, в котором он фиксирует структуру, штатный состав и численность своих работников с указанием их заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Если штатного расписания нет

Заключая со своим работником трудовой договор, ИП предусматривает в нем и трудовую функцию работника, т. е. его работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ). При этом обязанность работодателя принять локальный нормативный акт, к которому можно отнести и штатное расписание, предусмотрена ст. 8 ТК РФ. А, значит, отсутствие штатного расписания может рассматриваться как нарушение трудового законодательства, которое влечет предупреждение или наложение административного штрафа на индивидуального предпринимателя в размере от 1000 до 5000 рублей.

Какая информация приводится в штатном расписании

Оформляя штатное расписание, ИП необходимо предусмотреть, как минимум, следующую информацию:

• наименование структурного подразделения;
• должность работника;
• количество штатных единиц по этой должности;
• тарифная ставка (оклад).

Самого индивидуального предпринимателя приводить в штатном расписании не нужно, ведь он не является в данном случае работником с точки зрения трудового законодательства (ст. 15 , ст. 16 , ст. 20 ТК РФ).

Как принимается штатное расписание

Штатное расписание у ИП вводится в действие соответствующим приказом при его первоначальном утверждении, а также при изменении данных, отраженных в ранее принятом штатном расписании.

Индивидуальный предприниматель Скворцов Михаил Петрович 31.05.2016 г. ПРИКАЗ № 1Ш/16 «Об изменении штатного расписания на 2016 год» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести изменения в штатное расписание № 7 от 26.12.2014 г., изложив его в новой редакции (прилагается); 2. Ввести указанное штатное расписание в действие с 01.06.2016 г. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.Приложение: штатное расписание № 8 от 31.05.2016 г. на 1 листе. Индивидуальный предприниматель Скворцов М.П

Штатное расписание выстраивает в компании чёткий и удобный регламент, вписывая каждую должность в единую стройную структуру и выделяя каждому специалисту собственное место в большой системе. Данный документ регулирует и систематизирует кадровую систему. В статье рассмотрены функции этого документа, его структура и понятийный аппарат, а также возможность регулярного утверждения и внесения изменений.

Нормативная база

Штатное расписание — это локальный корпоративный документ , назначение которого заключается в организации и распоряжении сотрудниками и назначении объёмов денежных выплат в соответствии с занимаемыми должностями, классами и квалификациями. Законодатели не закрепили обязанность составления «штатки» всеми субъектами хозяйствования. Однако в статье 57 ТК РФ есть однозначная рекомендация ссылаться на этот документ при составлении трудового соглашения.

Фактическое назначение документа в том, что он предоставляет юридическую защиту в спорных ситуациях, если требуется обоснование увольнения сотрудника из-за отсутствия его должности в списке. Таким образом, он автоматически защищает предприятие от судебных разбирательств.

Порядок утверждения штатного расписания

Концепция и пошаговый алгоритм следующие:

1. Формируется кадровый резерв.
2. Анализируется стратегический потенциал предприятия.
3. Оформляется основная часть документа (в табличной форме).
4. Издаётся приказ, в результате чего документ утверждается юридически (всё это указано в статье 8 ТК РФ о локальных актах, содержащих нормы трудового права).

Документ заполняется в следующем порядке:

1. Следуя порядку значения для предприятия, прописываются наименования структурных подразделений.
2. Расписание сначала проговаривается с руководством подразделений, а затем с сотрудниками (если требуется их согласие на переводы или переименования должностей).
3. Оформляется приказ, официально утверждающий данный акт. При этом в специальную графу «утверждено» вписывается текущая дата, а также номер приказа.
4. Все сотрудники, привлеченные к изучению нового штатного, ставят подписи (кадровики, работники бухгалтерии, руководители подразделений).

Кто ответственен за составление?

Несмотря на то, что формально составление штатного входит в сферу деятельности экономиста по труду, на практике подобной работой занимается бухгалтерия. Однако в большинстве организаций руководитель самолично назначает ответственных за его формирование и ведение. Если данное бремя падает на сотрудника, не обязанного выполнять такую работу по условиям контракта, то в таком случае должен быть оформлен дополнительный приказ.

Структура и обязательные реквизиты документа

Документ состоит из десяти столбцов и имеет простую структуру :

При работе над формой, отдельные разделы при необходимости могут пропускаться.

Обязательные реквизиты расписания:

• «Название организации» — полностью переписывается из учредительной документации;
• «Код по ОКПО» — код указывается в выписке отделения Росстата;
• «№ документа» — при первом составлении прописывается номер 1, в последующие разы проставляется в порядке сквозной нумерации;
• «Дата составления» — текущая дата;
• «Утверждено» — в графу вписываются данные приказа (номер и дата);
• «На период» — на какой срок действительно, и с какого числа;
• «Количество штатных единиц» — численное измерение потребности в специалистах одного вида в целых единицах или дробных показателях.

В самом конце от начальника отдела кадров и главного бухгалтера ставятся подписи и их расшифровки.

Приказ об утверждении

Ввод в эксплуатацию производится приказом от руководства, либо полномочного лица. Приказ составляется в произвольной форме. Он должен содержать информацию о начале действия «штатки» (точную дату), а также количество действующих единиц в штате.

Сроки составления и утверждения

Законодательство не устанавливает временных рамок для утверждения. Работодатель сам решает, когда его предприятию следует утвердить расписание. При очередном положительном изменении кадрового состава, когда вводятся новые кадровые единицы, дополненный список может спокойно утверждаться хоть за сутки до его ввода в эксплуатацию.

С другой стороны, если штат наоборот, сокращается, то начать составлять урезанный документ лучше пораньше. говорит о том, что начальство обязано уведомлять работников о будущем увольнении за 2 месяца. Значит, сокращенное штатное должно быть разработано также не меньше чем за 60 дней.

Нужно ли утверждать его каждый год?

Каждый руководитель предприятия самостоятельно решает, на какой срок он продлевает штатное. По факту, утверждение производится до первых серьёзных дополнений. Если за текущий год крупных изменений внесено не было, то причин утверждать новый документ в следующем году также нет.

На какой срок оно утверждается?

Как и любой плановый документ, расписание имеет смысл переоформлять каждый год для более правильного ведения отчётности и учета вакантных мест. Но при этом, если нет необходимости его менять, оно может работать и несколько лет подряд.

Если в приказе об утверждении штатного нет срока его действия, то документ классифицируется как бессрочный.

Как часто можно вносить изменения?

Внесение изменений в локальные нормативные акты компании — это важнейшая часть работы с этой категорией документов. Может быть проведена полная замена документа, а может просто быть издан приказ о корректировке изменений. Подобные распоряжения можно составлять неограниченное число раз.

За какой срок нужно утвердить расписание до его вступления в силу?

В документе указывается не только размер штата работников, но также и время, когда он должен быть введён в эксплуатацию. Как уже упоминалось, если единицы сокращаются, то на предварительное ознакомление персонала выделяется не менее двух месяцев.

Использование унифицированных и собственных форм

За руководством учреждений остаётся право пользоваться как регламентированной Госкомстатом формой № Т-3 , так и самостоятельно разрабатывать и утверждать подходящие шаблоны, которые затем закрепляются во внутренних актах. Данное право прописывается в Трудовом Кодексе РФ, ст. 8 ТК РФ . Однако при разработке собственного шаблона важно строго соответствовать стандарту (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Какие категории сотрудников не отражаются в расписании?

Может возникнуть затруднение, связанное с отражением сведений об отдельных категориях трудящихся на предприятии, заключивших гражданско-правовой договор. К таковым относятся, так называемые, внештатные работники, работники по совместительству, а также работники на неполный рабочий день.

Трудовой кодекс, а именно , не распространяет трудовое право на специалистов, приглашенных по ГПД , а, следовательно, и в расписание они, как временные сотрудники, не включаются.

Остальные категории наемного персонала находятся под полной защитой ТК РФ и их должности попадают в общий список «штатки». Другой вопрос, как эта занятость отражается в трудовой специалиста. Однако в штатном расписании эти нюансы не выделяются.

Правила отражения форм и величины оплаты труда

Окладная система. При отражении должности с месячным окладом документ заполняется в обычном порядке, в соответствии с постановлениями об оплате и премировании работников.

Неполная ставка. В приказе указываются условия труда и его оплаты (тот факт, что оплачивается в соответствии с отработанным временем):

1. «Количество штатных единиц»: должность сотрудника, работающего на неполной ставке, прописывается соответственно – 0,5 при занятости на полставки.
2. «Тарифная ставка»: вписывается полная сумма оклада, полагающегося по должности.
3. В итоговой графе отражают фактические затраты на зарплату (половину оклада, например).

Сдельная оплата труда. Так как в перечне должностей прописывается заработок работников в течение месяца, а при сдельщине деньги выплачиваются в зависимости от объёмов выполненной работы, то и вписать месячный оклад при таком режиме работы невозможно. Поэтому такой тип оплаты отражается другим способом:

1. В графе № 5 (тарифная ставка) просто ставится прочерк.
2. В № 10 (Примечание) указывается: «Сдельная оплата», а также вставляется ссылка на любой локальный акт, регламентирующий тарифы для расчета зарплаты («Положение об оплате труда работников»).

Штатное расписание – это внутренний документ компании, в котором отражена информация о ее структуре, штатном составе, количестве штатных единиц, а также тарифная ставка для каждой должности. Необходимость такого локального акта прописана в положениях Трудового кодекса РФ. Но речь в них идет конкретно об организациях, ИП при этом не упоминаются. Давайте разберемся, нужно ли индивидуальным предпринимателям оформлять этот документ. А также рассмотрим, как составляется, заполняется и утверждается штатное расписание для ИП на «упрощенке» на конкретном примере.

Упоминание о штатном расписании (ШР) можно встреть лишь в 57 статье ТК РФ. Она говорит о том, что при заключении трудового договора (контракта) в его тексте нужно прописать должность работника, его специальность, профессию, которые должны соответствовать штатному расписанию компании. В противном случае следует детально указать все трудовые обязанности и функции, которые возлагаются на принимаемого на работу сотрудника.

Из вышесказанного следует, что в случаях, когда в ТД (трудовом договоре) указывается лишь должность работника (профессия, специальность), то в организации априори предполагается наличие штатного расписания. И напротив, если в положениях трудового соглашения с сотрудником четко, по пунктам прописаны все его трудовые обязанности, указаны конкретные виды работ, которые он должен будет выполнять, необходимости в ШР не возникает.

В той же 57 статье ТК РФ говорится о штатном расписании организаций, при этом о необходимости наличия такого документа у предпринимателей никак не упоминается. Но этот факт может расцениваться двояко, причем как самими ИП, так и должностными лицами Трудовой инспекции. А отсутствие ШР у ИП может быть рассмотрено как грубое несоблюдение Трудового законодательства и повлечь за собой карательные меры, предусмотренные статьей 5.27 КоАП РФ.

• общее число трудоустроенных лиц составляет более 3 человек;
• обязанности принятых на работу сотрудников соответствуют общепринятым функциям стандартных должностей (специальностей, профессий);
• штат работников нуждается в четком структурировании и строгом распределении обязанностей.

Нередко встречаются ситуации, когда вновь принимаемый на работу сотрудник заключает с работодателем трудовой договор и оформляется на определенную должность. При этом действующего штатного расписания, в котором эта должность была бы прописана и закреплена в компании, попросту нет. Нужно понимать, что даже факт отсутствия у работодателя ШР не может служить препятствием для трудоустройства работника, выполнения им своих должностных обязанностей и реализации трудовых прав.

Случается, что сотрудник назначается на должность, которая не предусмотрена штатным расписанием. Несоответствие сведений в трудовом договоре и ШР не является препятствием для приема на работу, а возникшие разногласия на основании 8 статьи ТК РФ, как правило, решаются в пользу ТД. А работник считается оформленным на должность, указанную в трудовом контракте.

Пренебрежение оформлением и заполнением штатного расписания может создать некоторые трудности в первую очередь для самого работодателя. В частности, организация или ИП, не имеющая действующего ШР, не сможет осуществить сокращение штата. Точнее сделать это, конечно, можно. Но есть возможность нарваться на трудовой спор с работником и повышенное внимание со стороны Инспекции по труду. Доказать правомерность сокращения и оформить процедуру по всем правилам без утвержденного, действующего штатного расписания не представляется возможным.

Правила оформления штатного расписания

Штатное расписание оформляется и заполняется по унифицированной форме Т-3, утвержденной Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. Работодателям, вне зависимости от их статуса и формы (ООО, ОАО, ИП и пр.), рекомендуется использовать именно эту форму. Но она носит рекомендательный характер, и при желании компания-наниматель может разработать собственный бланк документа со своей структурой. И вот почему.

В ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что первичные документы считаются действительными и могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены строго по форме, включенной в альбом унифицированных форм первичной учетной документации. И лишь те акты, формы которых не содержатся в этих альбомах, могут оформляться в произвольном виде, но непременно должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в 9 статье ФЗ № 129-ФЗ.

Так как в ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится конкретно о первичной документации, то получается, что к штатному расписанию это правило никакого отношения не имеет. Ведь оно не является и никогда не являлось первичным документом. Свидетельствуют об этом те факты, что ШР не отражает хоз. операции, участвующие в бухучете, на основании этого документа не осуществляется начисление зарплаты сотрудникам и не формируются бух. проводки.

Тем более что с начала 2013 года компании и предприниматели и вовсе получили право самостоятельно разрабатывать формы первичной документации и использовать их в своей работе. Для этого их лишь нужно утвердить приказом генерального директора (президента, иного руководящего лица) компании или отразить в приложении к учетной политике.

Получается, что работодатель вовсе не обязан оформлять штатное расписание по форме Т-3, а вполне может пользоваться своей, отличной от унифицированной.

Обычные должности (специальности, профессии) организации и ИП вносят в ШР по своему усмотрению, для них можно использовать произвольные названия. Если же трудовые функции, предусмотренные некоторыми должностями, относятся к категории опасных, предусматривает предоставление неких льгот или имеет определенные ограничения, то такие должности, специальности, профессии, а также требования к квалификации трудоустраиваемых на них работников должны полностью соответствовать положениям квалификационного справочника (57 статья ТК РФ).

На сегодняшний день существует три основных справочника, на которые следует ориентироваться: ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР. В тех случаях, когда профессия (должность) предполагающая льготы или ограничения, в этих справочниках не указана, в трудовой договор и иные документы она должна заноситься на основании документов, предоставляющих право на льготы или накладывающих ограничения.

Сложность состоит в том, что различные законодательные акты РФ предусматривают огромное количество самых разных категорий работников, имеющих право на те или иные льготы. Поэтому, чтобы случайно не допустить ошибку, влекущую за собой наказание со стороны Трудовой инспекции, работодателям разумнее отказаться от самодеятельности и вносить наименование должностей в ШР в строгом соответствии с рекомендованными справочниками.

Порядок заполнения штатного расписания по форме Т-3

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения, где предусмотрена та или иная должность. Например, бухгалтерия, отдел кадров и так далее. В графу 2 вносится код, установленный для каждого подразделения. В графе 3 содержатся наименования всех должностей (специальностей, профессий), предусмотренных в компании или у ИП.

В графе 4 ШР отражается информация о количестве штатных единиц. Для каждой должности этот показатель может быть указан как целым числом, так и в долях (например, 0,5 или 0,25). В 5 графе прописывается установленный для каждой отдельной должности оклад (для целой штатной единицы). Столбцы с 6 по 8 содержат сведения о причитающихся работникам надбавках. Они могут быть указаны как в денежном эквиваленте (руб.), так и в процентах или коэффициентах.

Если величина тех или иных надбавок не имеет твердого значения и меняется в зависимости от каких-либо показателей, например, трудового стажа, то вполне допустимо вовсе не заполнять графы 6-8. Вместо этого в 10 графе в качестве примечания следует указать документ, регламентирующий правила предоставления и величину надбавок.

Примечательно, что отражение в штатном расписании получили именно надбавки. В свою очередь премии и иные стимулирующие выплаты в этом документе не указываются. Почему именно надбавочная часть зарплаты заслужила иметь месть быть в штатном расписании не совсем ясно. Тем более, что трудовым законодательством четкого определения понятию «надбавка» не предусмотрено.

В 9 графе штатного расписания должна отражаться общая сумма заработной платы, причитающейся работнику, занимающему определенную должность. Но вывести итоговое значение можно лишь при условии, что данные в графах 5-8 выражены в едином эквиваленте – в рублях. В противном случае подвести итог не представляется возможным.

Как утверждается штатное расписание

Право утверждения штатного расписания дается руководителю компании или индивидуальному предпринимателю. С этой целью издается соответствующий приказ. Проставление печати на ШР не обязательно, допускается по желанию и ошибкой не считается.

Оформленное и утвержденное штатное расписание не считается окончательной формой документа и может меняться столько раз, сколько это требуется. Аргументировать вносимые изменения совсем не обязательно. Даже при возникновении спорной ситуации, связанной с сокращением сотрудника, причины и рациональность изменений в ШР суды во внимание не принимают.

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

• Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
• Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
• Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
• Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
• При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Скачать бланк и пример заполнения формы Т-3 на 2019 год

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению - фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа - согласно справочнику ее .

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

бухпроффи

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

• Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
• Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы - такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

• Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
• Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

• Создание новых отделов или подразделений;
• Организация новых должностей;
• Изменение названия имеющихся должностей;
• Изменение оклада либо ставок работников;
• Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

---