Официально-деловой стиль: примеры и принципы создания деловых текстов
Официально-деловой стиль создания текстов – это не только вещь полезная и нужная в повседневной жизни, но и прибыльная, если Вы занимаетесь копирайтингом. Такие тексты сейчас особенно в цене, и за них заказчики платят неплохие деньги. Не верите? Посудите сами: грамотно составленная жалоба может склонить решение тех или иных инстанций в Вашу сторону, позволив Вам получить преимущества или избежать затрат. Это актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют деловые бумаги. Сегодня мы рассмотрим официально-деловой стиль на практике, изучим принципы создания деловых текстов и приведем примеры делового стиля.
Примеры делового стиля окружают нас повсюду. Допустим, Вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве Вашего контента. Что вы делаете? Вы грамотно пишете обоснованную жалобу с доказательствами хостеру или службе поддержки поисковой системы и ждете положительного результата по. В зависимости от того, насколько грамотно жалоба будет составлена, насколько точно в ней будет выдержан деловой стиль, во многом определяется решение по Вашему вопросу.
Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Деловой стиль используется в:
Как видите, весь бюрократический аппарат использует исключительно деловой стиль. Вот почему умение создавать деловые тексты может сослужить Вам не только практическую службу, но и принести финансовую выгоду в том случае, если Вы составляете официальные тексты для других людей.
Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик. Именно их мы сейчас и рассмотрим.
1. Официально-деловой стиль: качественный объем
Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу. Лишних деталей быть не должно. Это обязательное требование, и этому есть даже логическое объяснение. Представьте, что Вы работаете в службе поддержки Яндекса. К Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы.
Пример официально-делового стиля №1
Неверно: А потом озлобленный Пупкин как разгонется, да как с размаху зарядит битой по машине Сидорова, проклиная его, на чем свет стоит.
Верно: Пупкин ударил машину Сидорова битой.
2. Официально-деловой стиль: эмоциональность
Официально-деловой стиль должен быть лишен эмоций. Даже если Вы пишете гневную жалобу на своего заклятого врага, Ваши тексты не должны иметь никакой эмоциональной окраски. Четкость, точность и хладнокровие. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.
Пример официально-делового стиля №2
Неверно: А потом этот подлец, этот мерзавец, этот негодяй недобитый Сидоров написал на моем заборе такое, ой… Такое написал он красной краской, что вам и не снилось, а потом убежал, представляете?!
Верно: Сидоров, используя красную краску, написал на моем заборе ряд нецензурных слов и скрылся.
3. Официально-деловой стиль: лексика
Лексика официально-делового стиля часто содержит отглагольные существительные, сложные союзы и устойчивые словосочетания:
Стоит также отметить, что деловому стилю свойственно употребление местоимений первого лица, что, например, недопустимо в научном стиле.
Пример официально-делового стиля №3
Исходя из письменного заявления Пупкина П.П. принимая во внимание его активную трудовую деятельность, а также в соответствии с п.п. 10.3 и 11.5 КД ОАО «ПупкинсКомпани», приказываю оказать материальную поддержку проекту интеграции технологии «Стелс» в систему «Паук» Пупкина П.П. в размере 1000 (одной тысячи) базовых величин.
4. Официально-деловой стиль: структура
Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется. Например, заявление должно быть написано строго по общепринятому образцу.
Деловой стиль выделяется жесткой логической структурой и может содержать длинные предложения, в которых явно прослеживаются логическая и смысловая связь. Также для этого стиля характерны перечисления и прямой порядок слов.
Пример официально-делового стиля №4
В соответствии с постановлением №5 от 28 апреля 2011 года, отменяются положения, принятые на 35 съезде народной партии копирайтеров, предусматривающие использование готовых шаблонов для выполнения заказов индивидуальных предпринимателей, прошедших государственную регистрацию до 22 августа 2009 года и имеющих при себе удостоверение личности, хозяйственный договор, и право на пользование услугами копирайтера в течение как минимум года.
Резюме: итак, подведем итоги. Официально-деловой стиль характеризуется:
А умение создавать тексты делового стиля позволят Вам не только решать свои бюрократические вопросы более эффективно, но и помогать решить эти проблемы другим, получая за это свой коммерческий интерес.
Business letter in English - sample
Ниже размещён образец делового письма с основными разделами, которые должны содержаться в нём. Если письмо составляется на официальном бланке отправителя, то все исходные данные уже содержатся в верней части документа. На этой странице также даются прямые ссылки на другие образцы и учебные пособия по составлению деловых документов на английском языке.
Образец - Деловое письмо
Postgraduate Coursework Programs in Business Administration
6 (приветствие)
7 (суть письма)
I attach details of our postgraduate coursework programs in Business Administration and related fields at Macquarie. I would be grateful if you would bring them to the attention of any interested students or colleagues.
As you will see from the brochure we have a range of programs covering a number of fields broadly within Business Administration. In addition, in the Graduate Diploma and Master’s programs we also have very well developed research degrees in similar fields at MA (Hons) and PHD levels. These can be taken externally as can some of the coursework programs. A separate brochure is available from the Department covering our research degree programs.
Applications for the March 2001 commencement of postgraduate coursework programs are due in early November 2000, although these are possibilities for late registration if places remain.
8 (заключительная часть)
I look forward to hearing from you, if you have any questions we may be able to answer. Our Postgraduate Studies Office in the Department (address inside the brochure) will also be ready to assist any interested applicants.
Деловой текст
Официально-деловой стиль в текстах. Примеры
Каждый современный человек хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью написать текст в официально-деловом стиле. Это обусловлено современными требованиями к общению между юридическими лицами, частными лицами и гос.органами, либо частными лицами и юридическими лицами. Проще говоря, обращаясь в организацию как представитель другой организации или как частное лицо, вы вынуждены будете писать текст в официально-деловом стиле.
Одним из наиболее встречающихся видов текстов в деловом стиле является коммерческое предложение.
Отправьте заявку на написание текста в деловом стиле по адресу: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Чтобы не грузить вас правилами написания официально-деловых текстов, сразу рассмотрим пару примеров.
Пример делового текста 1. Отсрочка.
Директору ООО ". "
Кузнецову Н. С.
Уважаемый Николай Сергеевич!
12 января мы получили от вас коммерческое предложение, в котором вы предлагаете нашему предприятию регулярные поставки металла для реализуемых нашей компанией проектов.
Наше руководство рассмотрело ваши условия и готово заключить с вами договор о намерениях и, в дальнейшем, договор о сотрудничестве. Единственным препятствием для плодотворного сотрудничества может стать невозможность поставки металлопроката с отсрочкой платежа, которую вы отказываетесь нам предоставить.
Просим вас ещё раз рассмотреть возможность предоставления отсрочки для партий большого объёма! В противном случае, мы будем вынуждены искать партнёров по регулярным поставкам металлопроката среди ваших конкурентов.
С уважением,
начальник коммерческого отдела Петрякова И. И.
Пример делового текста 2. Претензия
В марте текущего года наша компания заключила с вами договор на изготовление и установку пластиковых окон для оборудования офисных помещений. Общее количество окон составило 48 штук, сумма договора 593000 рублей.
Следуя договору, окна должны были быть установлены в срок до 1 сентября. На сегодняшний день работы выполнены лишь на треть, несмотря на полную оплату с нашей стороны.
Учитывая, что наша компания полностью выполнила обязательства по оплате, мы требуем в кратчайшие сроки выполнить работы по установке окон в полном объёме, а также устранить недостатки, описанные в ранее присланных претензиях, в срок до 1 ноября, либо вернуть нам денежные средства за невыполненные работы. Также мы намерены требовать компенсацию за причинённый ущерб.
В случае невыполнения вашей компанией взятых на себя по договору обязательств, либо в случае отказа в возврате денежных средств и выплаты компенсации, мы обратимся в суд РФ, а также составим жалобу в Прокуратору РФ по месту расположения вашей фирмы.
Другие примеры смотрите ниже, после прочтения правил написания текста в деловом стиле.
Правила написания делового текста
Теперь можно познакомиться и с правилами. Итак, из примеров видно, что главное правило делового текста - сохранять деловую стилистику. Что такое "деловой стиль" в текстах? Это, прежде всего, краткость изложения, отсутствие эмоций и факты.
В деловом тексте недопустимо применять эмоционально окрашенные выражения, просторечные обороты.
Первое, что нужно помнить, приступая к написанию делового текста в официальном стиле - ваша задача как можно более кратко изложить суть того, что вы хотите написать. Будь то жалоба на чьи-то действия (либо на бездействие), просьба в оказании помощи, претензия, требование или что-то другое.
Официально-деловой стиль чаще всего используется в бизнесе для составления коммерческих предложений, но и в частной жизни нам не редко приходится излагаться именно в деловом стиле, если речь идёт об общении с государственными структурами, либо о возникшей конфликтной ситуации, например, при покупке некачественного товара.
Для текстов в деловом стиле принято использовать определённые слова, что чётко видно во всех приведённых примерах.
"Следуя", "учитывая", "просим вас рассмотреть возможность", "просим оказать содействие" и т.п. Набор этих фраз зависит от ситуации, и конечно, вы должны научиться интуитивно чувствовать, когда нужно использовать фразу "просим вас", а когда "требуем".
Другие примеры текстов в деловом стиле
Деловое письмо на английском
I"m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.
In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.
Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.
I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.
Стиль написания деловых писем
Деловые письма принято писать деловым стилем, который, являясь официально-деловым, существенно отличается от других стилей языка: научного, художественного, разговорного.
Официально-деловой язык имеет ряд специфических особенностей и ограничений, к которым относятся:
Деловое письмо обычно готовится по одному вопросу, в случае обращения в одну и ту же организацию по разным вопросам рекомендуется подготовить отдельные письма по каждому из них
Характер делового письма официальный путем соблюдения субординации в тексте письма
Нейтральность, которая характеризуется строгим изложением сути обращения без использования разговорной лексики и образных слов, в письме не должно быть слов с уменьшительными или увеличительными суффиксами и междометия
Точность и ясность формулировок, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма
Использование языковых (шаблонных) формул, применяемых для мотивации того или иного действия, например:
Оплату гарантируем
В соответствии с Вашим письмом
Просим рассмотреть вопрос
Направляем и т.д.
Лаконичность текста письма, что достигается исключением из текста оборотов, несущих двойственный смысл
Использования терминов и сокращений, что обеспечивается применением в тексте письма отраслевой терминологии и общеизвестных сокращений (СНГ, ОДКБ, кв. м и т.д.)
Использование последовательного подчинения слов в родительном и творительном падеже (согласно штатному расписанию.)
Официально-деловой стиль в текстах. Примеры
Каждый современный человек хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью написать текст в официально-деловом стиле. Это обусловлено современными требованиями к общению между юридическими лицами, частными лицами и гос.органами, либо частными лицами и юридическими лицами. Проще говоря, обращаясь в организацию как представитель другой организации или как частное лицо, вы вынуждены будете писать текст в официально-деловом стиле.
Одним из наиболее встречающихся видов текстов в деловом стиле является коммерческое предложение .
Отправьте заявку на написание текста в деловом стиле по адресу: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Чтобы не грузить вас правилами написания официально-деловых текстов, сразу рассмотрим пару примеров.
Пример делового текста 1. Отсрочка.
Директору ООО "..."
Кузнецову Н. С.
Уважаемый Николай Сергеевич!
12 января мы получили от вас коммерческое предложение, в котором вы предлагаете нашему предприятию регулярные поставки металла для реализуемых нашей компанией проектов.
Наше руководство рассмотрело ваши условия и готово заключить с вами договор о намерениях и, в дальнейшем, договор о сотрудничестве. Единственным препятствием для плодотворного сотрудничества может стать невозможность поставки металлопроката с отсрочкой платежа, которую вы отказываетесь нам предоставить.
Просим вас ещё раз рассмотреть возможность предоставления отсрочки для партий большого объёма! В противном случае, мы будем вынуждены искать партнёров по регулярным поставкам металлопроката среди ваших конкурентов.
С уважением,
начальник коммерческого отдела Петрякова И. И.
Пример делового текста 2. Претензия
В марте текущего года наша компания заключила с вами договор на изготовление и установку пластиковых окон для оборудования офисных помещений. Общее количество окон составило 48 штук, сумма договора 593000 рублей.
Следуя договору, окна должны были быть установлены в срок до 1 сентября. На сегодняшний день работы выполнены лишь на треть, несмотря на полную оплату с нашей стороны.
Учитывая, что наша компания полностью выполнила обязательства по оплате, мы требуем в кратчайшие сроки выполнить работы по установке окон в полном объёме, а также устранить недостатки, описанные в ранее присланных претензиях, в срок до 1 ноября, либо вернуть нам денежные средства за невыполненные работы. Также мы намерены требовать компенсацию за причинённый ущерб.
В случае невыполнения вашей компанией взятых на себя по договору обязательств, либо в случае отказа в возврате денежных средств и выплаты компенсации, мы обратимся в суд РФ, а также составим жалобу в Прокуратору РФ по месту расположения вашей фирмы.
Другие примеры смотрите ниже, после прочтения правил написания текста в деловом стиле.
Правила написания делового текста
Теперь можно познакомиться и с правилами. Итак, из примеров видно, что главное правило делового текста - сохранять деловую стилистику. Что такое "деловой стиль" в текстах? Это, прежде всего, краткость изложения, отсутствие эмоций и факты .
В деловом тексте недопустимо применять эмоционально окрашенные выражения, просторечные обороты.
Первое, что нужно помнить, приступая к написанию делового текста в официальном стиле - ваша задача как можно более кратко изложить суть того, что вы хотите написать. Будь то жалоба на чьи-то действия (либо на бездействие), просьба в оказании помощи, претензия, требование или что-то другое.
Официально-деловой стиль чаще всего используется в бизнесе для составления коммерческих предложений, но и в частной жизни нам не редко приходится излагаться именно в деловом стиле, если речь идёт об общении с государственными структурами, либо о возникшей конфликтной ситуации, например, при покупке некачественного товара.
Для текстов в деловом стиле принято использовать определённые слова, что чётко видно во всех приведённых примерах.
"Следуя", "учитывая", "просим вас рассмотреть возможность", "просим оказать содействие" и т.п. Набор этих фраз зависит от ситуации, и конечно, вы должны научиться интуитивно чувствовать, когда нужно использовать фразу "просим вас", а когда "требуем".
Другие примеры текстов в деловом стиле
Виды писем
Орсаг Юлия Витальевна,
доцент кафедры общественных дисциплин,
кандидат педагогических наук,
начальник отдела качества образования
Вологодского филиала РАНХиГСОфициально-деловой стильЧто такое стиль? Стили речи
Разновидности языка, используемые для общения в различных
сферах деятельности, называют стилевыми разновидностями языка,
или стилями.
Пять типовых ситуаций, требующих использования различных языковых
средств:
ситуация непринужденного повседневного общения на бытовые темы
связана с использованием разговорной речи;
в ситуации официального общения, связанной с установлением прав и
обязанностей человека-гражданина по отношению к другим гражданам,
организациям, государству, используют официально-деловой стиль;
ситуация общения на научные темы формирует научный стиль;
ситуация публичного (прилюдного) общения на общественно-значимые
темы связана с употреблением языковых средств публицистического стиля;
ситуация творческого общения, преследующая цель создать эстетически
совершенное речевое произведение, образует язык художественной
литературы.Общая характеристика
официально-делового стиля
Официально-деловой стиль – стиль, обслуживающий сферу официальноделовых отношений, обеспечивающий общение между органами власти и
управления, организаций между собой и гражданами в процессе их
производственной, хозяйственной, юридической и иной деятельности.
Тип социальной деятельности коллектива, который обусловил
возникновение стиля, - управленческая деловая деятельность.
Функция стиля – регулировать правовые и деловые отношения между
гражданами, учреждениями и государствами.
Форма речи, характерная для стиля, - письменная (при этом существуют и
устные жанры, используются в процессе деловых переговоров, на совещаниях).
Основные свойства стиля – точность, полнота изложения, объективность
при подаче информации, неличный характер, стандартизированность,
логичность, долженствующе-предписывающий характер.
Для официально-делового стиля не является характерным разнообразие
речи. Выразительность отсутствует.Подстили официально-делового стиля
законодательный, или юридический (язык законодательных и
нормативных правовых актов). Жанры: конституция, закон, указ,
постановление. Предельно обезличен, требует особой четкости
формулировок.
административно-канцелярский
(канцелярский
или
административно-деловой). Жанры: устав, приказ, договор, справка,
доверенность, расписка, характеристика. Реализует две основные функции:
информационно-содержательнуюю и организационно-регулирующую.
дипломатический
(язык
международных
документов,
международной переписки). Жанры: пакет, декларация, верительная
грамота, нота). Отличается усложненностью речевых структур и особой
значимостью формул речевого этикета.Требования, предъявляемые к языку и стилю
документов
Нейтральный тон изложения – это норма делового стиля.
Управленческая информация является официальной. Из языка документов
исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской
(слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами
преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
Точность изложения обеспечивает однозначность восприятия текста,
исключает двусмысленность и недомолвки. Достигается употреблением
терминологической лексики, устойчивых языковых оборотов – «языковых
формул».
Ясность изложения определяется четкостью композиционной
структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и
четкостью формулировок.
Лаконичность (краткость) изложения текста достигается экономным
использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.Общие языковые характеристики
- употребление так называемой канцелярской лексики: место
жительства,
надлежащий,
препроводить,
нижеподписавшийся,
получатель, возмещение и др.;
активировать);Общие языковые характеристики
административно-канцелярского подстиля
- употребление сложных предлогов: в связи, в соответствии, в целях, с
целью, на предмет, в ходе, в течение, в случае, по сравнению, в части;
- употребление существительных на –ние, -ение, исполнение,
неисполнение, признание, получение, избрание, осуществление;
- исключение диалектной лексики, просторечных слов;
- широкое использование существительных, называющих лиц по
признаку, обусловленному действием или отношением (заявитель,
получатель, усыновитель);
- преимущественное употребление неопределенной формы глагола по
сравнению с другими глагольными формами;
- использование конструкций с прямым порядком слов.Общие языковые характеристики
административно-канцелярского подстиля
- широкое использование языковых клише – готовых словосочетаний,
языковых конструкций, повторяющихся в различных деловых текстах в
неизменном виде (представляем на рассмотрение и утверждение, просим
рассмотреть, на основании изложенного);
- широкое использование глагольно-именных словосочетаний (оказать
помощь вместо помочь; оказать поддержку вместо поддержать;
произвести расчет вместо рассчитать);
- употребление канцелярской лексики: надлежащий, препроводить,
нижеподписавшийся, получатель, возмещение и др.;
- широкое употребление терминов (реквизит, акт, визировать,
активировать);
10.
Новые тенденции в практике документнойкоммуникации
1) Перенасыщение текстов документов иноязычными словами и
терминами (англоязычными словами), недавно пришедшими в русский
язык: лизинг, холдинг, кастинг, делегировать, пролонгировать,
позиционировать, бренд, презентация).
2) Случаи использования слов других языков в иноязычной графике:
e-mail.
3) Тенденция двуименного официального обозначения (имя и фамилия)
официальных лиц (Владимир Путин, Дмитрий Медведев).
4) Расширение арсенала этикетных средств. Пополнение этикетного
словаря Мы счастливы предложить Вам…, Имею честь сообщить Вам
(архаизм), Пользуясь случаем, шлем Вам свои самые добрые пожелания.
5) Усиление личностного начала (для налаживания контакта,
поддержании отношений). Надежные партнерские отношения, Успешное
(плодотворное) сотрудничество.
11.
Виды писем12.
Деловые письмаДеловое письмо – обобщенное наименование различных по
содержанию документов, служащих средством общения между
учреждениями, между учреждениями и частными лицами.
Особенности:
составляется на специальном бланке;
должно быть посвящено одному вопросу (может рассматриваться два
и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься
одно решение);
не должно быть большим по объему;
составляется грамотно, аккуратно, без исправлений, кратко,
логически последовательно, содержательно, с точными и ясными
характеристиками и выводами;
содержит объективные сведения об излагаемых событиях фактах, в
необходимых случаях сопровождается разъясняющими и дополняющими
материалами.
13.
Деловые письмаОфициальный характер переписки и этика делового общения требует
высокого
качества
изготовления
документов
с
использование
персонального компьютера, в частности:
единого стиля оформления;
ровной линии строк, букв, правильного размещения пробелов между
знаками, буквами, цифрами;
соблюдения установленных полей;
правильного расположения реквизитов: заголовка, адресата, подписи,
приложений;
одинаковых абзацных отступов.
14.
Деловые письмаНе рекомендуется текст письма:
начинать с названия организации (Министерство природных ресурсов не
считает возможным …), так как письма оформляются на бланках, где уже
обозначено название организаций. Начинать текст письма с названия
организации (автора) допускается в случаях, когда в конкретной ситуации
общения необходимо подчеркнуть значимость автора, его особую роль или
заинтересованность в решении вопроса.
начинать со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (На ваш
запрос от 12.04.2015 № 08-22/80 сообщаем, что), поскольку для записи
сведений о поступившем письме при ответе заполняется реквизит «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа».
пересказывать содержание поступившего письма, поскольку у организацииавтора сохраняется копия письма. Исключение только являются письма-ответы
на обращения граждан, в которых необходимо изложить содержание
заявления, предложения или жалобы гражданина.
15.
Сопроводительное письмоСопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки
документов.
Основное содержание – информирование корреспондента о высылке ему
определенных документов, также может содержаться дополнительная
информация, поясняющая содержание материалов, которые составляют
приложение к сопроводительному письму.
Используемое начало: Представляем, направляем, высылаем.
Например, В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам;
В подтверждение нашей договоренности направляем Вам, На основании
соглашения направляем Вам, Согласно Вашей просьбе высылаем.
Обязательный реквизит сопроводительного письма – приложение
(указывается количество листов и количество экземпляров).
Например, Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Приложение: 1. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.
2. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.
3. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.
16.
Письмо-просьбаПисьмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации,
услуг, товаров, инициирование действий, необходимых организации, автору.
Основное содержание – ситуация инициирования, вводная часть (события,
имевшие место), причина составления письма, просьба, вытекающая из ситуации.
Или: обоснование, описание, заключение.
Стандартные выражения: В соответствии с..(чем?) просим …; На
основании (чего?) предлагаем..; Согласно (чему?)…; Ссылаясь (на что?)....
Стандартные глаголы-просьбы: прислать, выслать, направить, сообщить,
подтвердить, предоставить, представить.
Используемое начало: В связи с … просим Вас рассмотреть вопрос,
обращаемся к Вам с просьбой, просим Вас предоставить информацию,
предлагаем Вам провести служебную проверку.
Например, В связи с тем, что служебные обязанности работников
администрации связаны с поездками по территории района, убедительно просим
Вас предусмотреть в бюджете района средства для приобретения автомобиля.
17.
Письмо-предложениеПисьмо-предложение – деловое письмо, направляемое с
предложением сотрудничества, участия в различных мероприятиях и
других ситуациях.
Особая задача – привлечь внимание, заинтересовать, побудить к
действию.
Начало письма с конкретного предложения, а не с обоснования
или объяснения причин.
Например: Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году
совместную работу по обучению персонала…..В подтверждении нашей
договоренности предлагаем Вам..
Основное содержание: что именно предлагается, перечислить
наиболее важные условия, цель данного предложения. Если предмет
предложения нуждается в детализации, конкретизации, пояснении, то эта
информации излагается в приложении или второй части письма.
18.
Письмо-ответПисьмо-ответ (согласие, отказ) – разновидность писем, являющихся
ответами на поступившую просьбу, запрос, предложение.
Смысловые части: обоснование, принципиальное согласие (не согласие) с
предложением, дополнительная информация.
Общие фразы: Сообщаем Вам, что…, Доводим до Вашего сведения, что….,
Информируем Вас о том, что ….., Согласны рассмотреть Ваши предложения..,
Считаем невозможным применение данных методов …, Надеемся, что это не
отразится на дальнейших …, Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное
сотрудничество…
Не следует:
начинать текст фразой, указывающей номер поступившего запроса (ссылка на
дату и номер есть в реквизитах);
пересказывать в ответном письме содержание поступившего, связь
устанавливается с помощью заголовка текста.
19.
Письмо-сообщениеПисьмо - сообщение, уведомление, извещение – письма,
направленные на информирование адресата о каких-либо событиях,
фактах, представляющих взаимный интерес (вызовы на совещания,
мероприятия).
Стандартные выражения писем-сообщений: Сообщаем Вам,
что…, Информируем Вас о том, что ….., Доводим до Вашего сведения,
что…., Считаем необходимым поставить Вас в известность, что…,
Ставим Вас в известность, что….
Письма-извещения, письма-уведомления: обычно начинаются
указанием даты, места, времени мероприятия. Уведомляем Вас о ….,
Уведомляем, что …
20.
Информационное письмоИнформационное письмо – деловое письмо, в котором сообщаются
адресату сведения официального характера (о свершившемся факте,
мероприятии и пр.). Письма носят типовой характер, большую рассылку.
В письмах содержатся отдельные положения законодательства или
иных актов, рекомендации, предложения по их применению, разъяснения.
Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до
двух-трех страниц.
Ранее это были «циркулярные письма» - письма, рассылаемые группе
адресатов в целях сообщениях какой-либо важной информации.
21.
Письмо-напоминаниеПисьмо-напоминание, письмо-требование – деловое письмо,
используемое в случаях, когда организация-корреспондент не
осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей
или принятых договоренностей. Письмо состоит из двух логических
элементов:
напоминания
о
выполнении
принятых
решений,
договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае
невыполнения.
Ключевые фразы письма-напоминания: Напоминаем Вам,
Вторично напоминаем Вам, Обращаем Ваше внимание на то, что….,
Ставим Вас в известность, что …, Считаем необходимым обратить
Ваше внимание на…
Ключевые фразы письма-требования: Требуем выполнить взятые
на себя обязательства, Срочно требуем выслать (предоставить,
перечислить, выполнить).
22.
Письмо-приглашениеПисьмо – приглашение – деловое письмо этикетного характера,
особая разновидность письма-извещения. Отличается от письмаизвещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный
формат, цвет, дополнительные элементы.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или
лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату:
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемый Петр Михайлович!
Уважаемые господа!
В письмах-приглашениях могут использоваться следующие
выражения:
Приглашаем Вас принять участие в …
Просим Вас принять участие в ….
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение …
23.
Композиция делового письмаКомпозиция текста делового письма: последовательность смысловых
частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение).
С точки зрения композиции: простые и сложные (детальное описание,
анализ ситуации, мнений, доказательств).
Простые письма обычно состоят из одной-двух смысловых частей,
сложные письма – из трех и более.
Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание без
преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности и прочее.
Письмо может состоять из двух смысловых частей: первая – обоснование (изложение
причин написания), вторая заключение (просьба, отказ, напоминание и пр.). Обоснованием в
письме может быть ссылка на документ (нормативный акт, распорядительный документ и
пр.) либо описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или формулировка
цели. Как минимум из двух композиционных частей должны состоять письма-отказы,
необходимо, чтобы отказ был обоснован.
К типу простых писем относятся сопроводительные письма, приглашения, извещения,
напоминания и др.
24.
Композиция делового письма-
Сложные письма:
вступление, формулировка темы;
основная часть;
заключение.
Вступление – это формулировка темы письма, объясняющая причины или повод
написания.
Основная часть письма – смысловой центр, раскрытие темы, которая дается через
описание сложившейся ситуации, ее анализ. В этой же части письма приводятся
доказательства, позволяющие автору в заключительной части сделать вывод, высказать
предложение, мнение, сформулировать просьбу или отказ.
Заключение – это итог рассмотрения темы, представляющий собой вывод в виде
предложений, мнений. Требований, просьб, напоминаний и пр. Заключение обычно
начинается словом, являющимся ключевым в выводе (просим, предлагаем выполнить,
напоминаем о необходимости, сообщаем выводы комиссии, приглашаем принять участие,
рекомендуем и пр.). Если в заключении содержится отказ, он формулируется как
отрицание: не располагаем, не нуждаемся, не считаем целесообразным, не можем
обеспечить и пр.
25.
Речевой этикет делового письма.Стандартные выражения для связи
содержательных аспектов письма.
26.
Выражения, подтверждающие получение письма, документов:
Сообщаем, что Ваше письмо получено нами, Подтверждаем получение
вашего письма.
Выражение благодарности: Благодарим вас за…, Заранее
благодарим за …, Признательны Вам за….
Выражения, объясняющие мотивы: В связи с тяжелым
экономическим положением, В соответствии с протоколом.., В ответ на
вашу просьбу, Учитывая социальную значимость объекта, По причине
задержки оплаты, Учитывая изменившуюся ситуацию.
Указания на цель: В целях выполнения распоряжения, В целях
повышения эффективности деятельности, Во исполнение Федерального
закона от.…№ .. «О..», Для согласования вопросов.
27.
Устойчивые языковые конструкцииОтправка
документов
или
материальных
ценностей:
Представляем Вам, Высылаем Вам, Возвращаем Вам … для (в связи с …).
Отказ и отклонение: Ваше предложение отклонено по следующим
причинам,
Вынуждены
отклонить
ваше
предложение
из-за,
Представленный вами проект не может быть принят (утвержден) по
следующим причинам, Ваше предложение не может быть нами принято
по причине, В связи с … вынуждены отклонить ваше предложение.
Подтверждение:
Подтверждаем
(получение,
согласие),
С
благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа, Организация
подтверждает согласие (предварительную договоренность), Заверяем Вас
в том, что готовы.
Извещение: Сообщаем Вам, что (совещание …состоится), Ставим
Вас в известность, что руководство приняло решение о (Ваше
предложение принято), Информируем, что мы не располагаем
интересующей Вас информацией.
28.
Устойчивые языковые конструкцииВыражение просьбы: Просим Вас, Департамент просит
предоставить данные, Просим предоставить более подробную
информацию, принять меры.
Интерпретация собственной позиции: Наши обращения по
данному вопросу не привели к положительным результатам, В связи с …
не можем направить, принять участие, Возражений против проекта не
имеем.
Интерпретация действий другой стороны: Взятые Вами на себя
обязательства до настоящего времени не выполнены, Сложившаяся
ситуация не способствует развитию наших отношений.
Заключительные слова: Надеемся, что наша просьба будет
выполнена, наши предложения будут встречены с пониманием, вопрос
будет решен положительно. Убедительно просим Вас решить вопрос
положительно, рассмотреть проект, дать заключение.
29.
Сожаление
Принцип применения знаков этикета – вежливость,
доброжелательность.
Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа,
задержки положительного решения, несогласия, предполагает
использование в начале ключевой фразы слов, выражающих
сожаление.
К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия.
К сожалению, проблемы с неплатежами не позволяют нам
воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время.
С сожалением вынуждены сообщить о невозможности….
30.
Речевые формулы делового этикетаБлагодарность
В ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление,
своевременный ответ и прочее используются слова благодарности.
Благодарим Вас за своевременный ответ.
Благодарим Вас за предложение …
Позвольте выразить признательность за участие в …
31.
Речевые формулы делового этикетаВыражение чувств
Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности,
одобрения, признательности – определяют тональность восприятия,
которая влияет на отношение адресата к сообщаемому.
С удовольствием приглашаем Вас принять участие в …
Имею честь пригласить Вас
Мы были бы рады видеть Вас
Мы надеемся, что Вы найдете время для …
32.
Речевые формулы делового этикетаЗаключительные фразы письма
Заключительные фразы письма особенно важны для
закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать
деловое общение.
Заранее благодарим.
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Надеемся на дальнейшие взаимовыгодные и добрые отношения.
С удовольствием рассмотрим другие варианты.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены в продолжении
реализации проекта…
взаимодействия
в
рамках
33.
Стандартные выражения для связисодержательных фрагментов письма
Для связи аспектов и содержательных фрагментов писем
используют стандартные выражения:
Во-первых, во-вторых, в-третьих.
Прежде всего…Затем…В заключение…
Переходя к следующему вопросу…
Что касается вопроса о …
Учитывая все вышесказанное …
Исходя из вышесказанного…
В связи с необходимостью вернуться к вопросу о ….
Подводя итоги, необходимо подчеркнуть….
В заключение выражаем надежду на …
В заключение хотим напомнить Вам
Рассматривая само понятие "официально-деловой стиль", необходимо отметить, что, прежде всего это язык делового общения, который используется главным образом при составлении управленческих документов. К нему в полной мере применимы нормы литературного языка, однако он обладает и своими ярко выраженными особенностями.
Основные особенности официально-делового стиля - это точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; сужение диапазона используемых речевых средств; языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, применение для этого готовых языковых формул-клише; высокая степень повторимости (частотность) отдельных участков текстов документов.
Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т.д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.
В документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). "Специальная лексика", наоборот, используется очень широко. Это понятие связано с теми группами слов, которые относятся к какой-либо профессии или роду деятельности. В специальную лексику включают термины, профессионализмы и профессионально жаргонные слова.
Термины - это слова или сочетания слов, значение которых строго обусловлено в пределах данной специальности.
Обычно термины закреплены за одной специальностью. Однако они могут переходить из одной отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд "книжных" слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом письменной речи.
Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны.
В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, по получении таковых, сего года. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью "узаконенных" терминов.
Профессионально-жаргонная лексика может рассматриваться как форма профессионального просторечия. Употребление таких слов допустимо лишь в особых условиях - для достижения стилистических, изобразительных целей. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988. С. 55.
Рассматривая синонимы, необходимо помнить, что ошибки при их употреблении нередко происходят оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование (обязательно в форме множественного числа): запросы/требования покупателей. В то же время оно не имеет присущего слову требования значения "норма, порядок, которым кто - что-либо должно соответствовать". Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988. С. 26.
В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо - составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад - устанавливается, контроль - возлагается, благодарность - выражается, информация - предоставляется и т.д.
Современная деловая речь немыслима без употребления заимствованных слов. Данный факт обусловлен активизацией торгового, научно-технического, делового, культурного общения народов, в результате которого в нашу жизнь входят новые понятия. Главным источником заимствования в наши дни является английский язык.
Однако применение иностранных слов должно вызываться необходимостью. Выбирая между синонимами, один из которых - русский, а другой - заимствованный, надо прежде всего определить, существенная ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан.
Еще одним аргументом в пользу ограничения употребления заимствованных слов является то, что допускается много ошибок - орфографических, грамматических, лексических. Это объясняется особым положением этих слов: они не освоены до конца русским языком, поэтому «корень их для большинства носителей языка смутен, значение неясно, оценочность неуловима, но зато все ощущают их модность, современность по сравнению с привычными русскими или давно освоенными заимствованными словами. Отсюда велико искушение употреблять нерусские слова».
Правильное использование заимствованных слов в некоторых случаях представляет определенные трудности. Основная из них - употребление заимствованных слов в том или ином контексте, стиле языка. Слова иноязычного происхождения, имеющие русский синоним, как правило, выше по стилю, официальнее, именно поэтому они более приспособлены для передачи различной информации, в том числе научного и делового характера. В официально-деловом стиле недопустимо необоснованное употребление иностранных слов, не вносящих ничего нового по сравнению с их русскими синонимами.
Таким образом, заимствованные слова занимают особое место в лексической системе русского языка и требуют предельно осторожного обращения с ними. Леонова Г.В. О некоторых особенностях употребления заимствованных слов в деловой речи // Секретарское дело. - 1997, № 4; Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, № 1
Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обязательным для всех Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. - М.: Флинта, Наука, 1997. С. 100. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане. В официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, пришедший в негодное состояние (11), снимать с себя ответственность (текст № 1), приносить извинения (текст № 14) и т.п.).
Одним из распространенных недостатков официального стиля является плеоназм - использование избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов. Например: тонкий нюанс - существительное "нюанс" образовано от фр. nuance -оттенок, тонкое отличие; главная суть - "суть" - это и есть главное.
Другой болезнью является тавтология. Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь тяжелой и затрудняет понимание текста.
Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы; адресовать в адрес и др. Эти словосочетания надо заменить другими: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес». Басовская Е.Н Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, №1 С. 31.
Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля.
1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) - определенно-личные. В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...
Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа …выполнили план, что позволяет. Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (в связи с отказом, по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны
- 2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
- 1) распространенностью предложений, очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа). Назначение менеджера господина Головина на должность главного финансиста экономического отдела поддержано всей администрацией банка,
- 2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более), крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа постановляет 1.Определить… а)… б)… в)… 2. Организовать… а)… б)… в)… 3. Назначить… причем каждая рубрика может быть любой сложности
- 3. Страдательный залог используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (предложение одобрено, документация возвращена, акт составлен (текст №9), товар поставлен (текст №13) и т.п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности.
- 4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как закончить строительством, принять с хорошим качеством и т.п. Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления. Рахманин Л В Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов Учеб.пособие для сред спец учеб заведений 3-е изд., испр. -М Высш. шк., 1988. С. 16.
В служебных документах часто применяются сокращенные слова и аббревиации (р/с - расчетный счет). Основной принцип сокращения - сокращенные слова и аббревиации не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации Общие требования к построению изложению, оформлению и содержанию стандартов П. 4.12. Сокращения.
Эти особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией.
