Случайно открыл для себя интересный инструмент формирования хороших привычек. Сначала расскажу историю, а потом дам сам инструмент.

Столкнулся с такой проблемой

Я стал поздно ложиться спать, часто уже после рассвета. В результате поздно вставал, не высыпался и хуже себя чувствовал целый день. К вечеру очень уставал, но не мог уснуть и тупил в телефон. Это был замкнутый круг.

Попробовал ставить будильники и напоминалки

Начал с обычного будильника на вечер. Сигнал означал, что пора идти спать. Но будильник не помог. Он заставал меня в середине какого-нибудь дела, и я его выключал сначала с лёгким раздражением, а потом на полном автомате.

Попробовал ставить себе событие в календарь с уведомлением на экран, в почту и телефон:

А сейчас ты прекращаешь заниматься тем, чем ты там занимаешься, и идёшь спать. Иначе П*****Ц!

Уведомления приходили сразу на все устройства и звучали как оружейный залп. Первое время это производило впечатление на мозг, и он слушался. Потом пару раз залп застал меня за скайпом, который нельзя было быстро прервать, и мне пришлось проигнорировать уведомления. Уведомления перестали казаться обязательными. Скоро воспринимаемый смысл поменялся на «в течение часа надо спать». Немедленная реакция на них больше не требовалась, поэтому мозг быстро научился их игнорировать полностью. Провал!

Пора было менять тактику.

Решил собрать информацию

Завёл листик А4 с 4 строками:

• Проснулся отдохнувшим
• Встал до 10 часов
• Лёг до 24 часов
• Лёг без экранов

Положил этот листик с ручкой на стол в ванной. Утром мозг видел листик и на автомате ставил 4 закорючки.

Несколько недель ничего не происходило, а потом началась магия.

1. Я заметил и прочувствовал связь: «лёг без экранов - проснулся отдохнувшим». Это придало сил.
2. Понял связь между листочком и реальностью. Появился азарт управления числовыми метриками.
3. Я больше не мог так просто игнорировать напоминалки. Раньше пропущенное напоминание исчезало навсегда. На следующий день прилетало новое, и так же исчезало без следа. А теперь всё попадает в таблицу. Пропущенные напоминания не исчезают, а суммируются.

Этот механизм оказался крайне удачным

Отдельной метрикой стало «настроение». Так я понял, что 15 минут медитации в день стабильно и надёжно повышают моё настроение на единичку. Ещё это делают музыка, общение с друзьями, мощный мотоцикл и активный спорт. Для меня это больше не «книжные» знания, а «внутренние». То есть такие, на основании которых я действую.

Дальше механизм переехал в онлайн

Переход в онлайн - это большой риск, потому что листик сам попадается на глаза каждое утро, а про программу надо специально вспоминать. Я бы начал пропускать дни, и система бы рухнула. Поэтому я заменил листик на старый айпад, оставил там всего 1 программу и положил ровно на то же место. Для надёжности создал ежедневную задачу «Заполни личный чек-лист».

Специального приложения в аппсторе не нашлось, но с функцией неплохо справились Гугл Таблицы. См. скриншот в начале поста.

Результат

Прошло уже 6 месяцев, полёт нормальный. Проблем со сном больше нет, почти все остальные показатели в зелёной зоне. Среднее настроение повысилось с 5-6 до 7-8. И для меня это не просто циферки!)

Вот финальный шаблон таблицы , можете скопировать и адаптировать под себя. Подсветка настраивается по строкам с помощью условного форматирования (conditional formatting). Но лист бумаги и ручка круче, честное слово.

Тема эта важна практически для всех владельцев бизнеса, для предпринимателей, для всех тех, кто хочет сделать свою работу и продвижение продукта намного эффективнее. Думаю, что желающих добиться высоких результатов среди читателей этого сайта предостаточно, поэтому изучаем тему и сразу же начинаем практиковать.

Чек лист на практике представляет собой список дел с пометками о выполнении, с заметками, в чем были трудности, с пояснениями важности данного пункта. Таким образом, он из простого списка превращается в инструмент для анализа ситуации, для принятия верных решений, для того, чтобы в море дел можно было заметить важные нюансы и сделать поправки, что принесет рост бизнеса во всех отношениях.

В чем преимущество составления таких чек листов и работы с ними? Если ваш сотрудник получает в работу грамотно составленный чек лист, у него нет шансов сделать что-либо не так. Если ваш клиент получает чек лист, то он получает в руки прямое руководство к действию по освоению вашего продукта или технологии. Одновременно он ощущает заботу о его удобстве пользования продуктом, следовательно, повышается лояльность к вашей компании.

Чек лист для предпринимателя лично означает пристальное внимание к деталям, с ним вы не забудете ни про одно дело, успеете все сделать, придете на все запланированные мероприятия вовремя. К примеру, вы готовите открытие нового проекта, надо успеть море дел, и в самый последний момент вдруг выяснится, что такую мелочь, как рекламные визитки, забрать из типографии забыли. Неприятно, да и проект продвигаться без таких красивых «напоминалок» потенциальным клиентам, которые собрались на презентации, будет намного дольше и сложнее. Если же вы за месяц до этого мероприятия составили чек-лист, и для каждого своего сотрудника или для себя выписали по порядку все дела, которые надо будет выполнены, то вы никогда уже ничего не забудете.

В чем разница? За месяц вы в спокойной обстановке пишете все дела, учитываете все риски и нюансы, а перед презентацией непосредственно вы нервничаете, суетитесь, немудрено что-либо забыть. И в результате затраченные время, деньги, силы – пойдут не на пользу, а если и на пользу, но не на такую, какой она могла бы быть.

История и современные реалии чек листов

Чек листы пришли в нашу жизнь из авиации. Пилотам составляется подробное описание полета в виде чек листа, и в ходе самого полеты делаются отметки о выполнении пунктов, а также о особенностях выполнения каждого пункта. Такая схема очень понравилась человечеству, как это не забавно звучит.

И понятие чек лист плавно перекочевало в нашу совсем «нелетную» жизнь. В работе кадровиков, маркетологов, дизайнеров чек лист играет очень важную роль в качестве опросного листа. Узнать, что же хочет на самом деле клиент, какова его ситуация во всех подробностях, и какой результат он ожидает – все это можно сделать довольно быстро, четко и главное – точно! Надо всего лишь разработать для него грамотный чек-лист и попросить заполнить. Многие компании предлагают заполнить такой чек лист, затем выдают резюме ситуации и рекомендации – бесплатно, в качестве первого подарка. Но на самом деле – это инструмент накопления базы клиентов, возможность показать потенциальному покупателю важность данной покупки вашего товара или услуги. В результате клиент благодарен компании за анализ ситуации, за рекомендации, и в 30-40% случаях делает покупку. Хотите научиться составлять такие чек листы? Читайте далее!

Как составить чек лист

Если вы не можете сделать это сами, обратитесь в специализированную компанию. Но знать основные правила составления вам в любом случае нужно, чтобы оценить, за что вы отдали деньги?

1 правило

Чек лист состоит из пунктов, в них описываются небольшие дела, которые в итоге складываются во всеобщий процесс, ведущий к важной глобальной цели. Не надо объединять в один пункт множество этапов, каждый этап выделяйте в отдельный пункт. Это будет первый столбец вашей таблицы. Далее идет столбец с отметкой о выполнении. И третья колонка – примечания. Там указываются трудности, которые возникли, нюансы и мелкие детали. Именно эти примечания станут потом почвой для размышлений, когда будете составлять следующий чек лист. Помните, что объединение в один пункт нескольких дел может стать причиной неточного исполнения или несвоевременности выполнения задания. К примеру, вместо «отреагировать на жалобу клиента», пишем в следующем виде:

1. Найти в базе контакты клиента
2. Позвонить клиенту с целью пригласить в офис
3. Провести беседу с клиентом
4. Вручить ему подарки от фирмы
5. Доставить клиента до дома на служебном автомобиле.

2 правило

Профессионалы данной техники рекомендуют даже в задании использовать формулировки в утвердительной форме, в прошедшем времени. Приведенный выше пример будет выглядеть в таком случае вот так: контакты клиента найдены, звонок клиенту сделан, клиент приглашен, беседа проведена, подарки вручены, клиент домой отвезен. Есть мнение, что такая форма задания у исполнителя рождает большую ответственность. Есть в этом вопросе некоторая непривычность для восприятия, поэтому стоит попробовать писать в разных вариантах и решить, какой удобен более всего именно вам.

3 правило

Большой чек лист – не эффективен. Сделайте его на 20 пунктов и не более! Если дел на самом деле больше, то разделите дело на «под-дела», их на пункты, и уже их на подпункты. На одной странице на один день должно быть не более 20 небольших дел. И выполнять подчиненному будет легче, и вам проверять и анализировать тоже.

4 правило

Не пишите длинных формулировок заданий, максимум – 3-4 слова, желательно выражайтесь глаголами. Это придаст заданию четкости, выполнять такое будет легче и шансов напутать будет меньше.

5 правило

Дела, которые вы выполняете как само собой разумеющееся, включать в чек лист не нужно! К примеру, задание – составить опросник для покупателей. Вы же не пишете в самом начале – возьмите ручку, листок бумаги… и прочее. В данный чек лист надо включить только пункты, имеющие непосредственное отношение к делу, то есть то, что вы реально можете забыть.

6 правило

В чек листе обязательно выделяйте самое главное, то есть основную задачу, трудновыполнимый пункт, пункт, который говорит об итоге работы. Сами определите, что конкретно вам надо выделить цветом или жирным шрифтом, но выделения необходимы, чтобы знать ключевые и самые важные моменты дела. Но не увлекайтесь процессом, много выделенных пунктов только дезориентируют исполнителя, и не заострят внимание на нужных моментах.

7 правило

Подготовка к чему-либо важному никогда не проходит гладко, часто вносятся изменения в ход дела. Поэтому чек лист должен редактироваться. Вначале делайте поправки ручкой или карандашом. Если в итоге правок накапливается очень много, просто перепечатывайте чек лист.

8 правило

Делайте чек лист красивым, приучайте и себя, и сотрудников, и клиентов, к эстетике, к порядку. И работать будет приятнее, и структурирование очень помогает работать эффективнее.

9 правило

Корректируйте чек лист, если обнаружится, что пункты стоят не по местам, или что дела не до конца разделены на мелкие дела, или если какие то дела упущены. Пройдите весь чек лист вместе с сотрудником, который будет исполнять задание, он может вам указать на несоответствия довольно грамотно.

10 правило

Доступ до чек листов должен быть и у руководителя, и у исполнителя. Зачастую требуется, чтобы и некоторые другие сотрудники могли посмотреть стадии выполнения дел по чек листу. Лучше всего в этом случае использовать компьютер, программу по принципу CRM, и в прямом режиме можно будет видеть, как обстоят дела на конкретный момент. Дайте доступ до этих чек листов тем работникам, которые должны вести наблюдение и контроль, и задача будет выполнена.

Что дает чек лист

Преимуществ использования чек листов – множество. В первую очередь – это структурирование всей информации о проекте, деле, услугах, товаров, о конкретном человеке. Помните, что запись дает формирование задачи намного глобальнее, чем устное распоряжение. Записал – запомнил, сказал – забыл.

Качество и скорость обучения новых работников вашей компании заметно повышаются. Отпадает постоянно ходить за новичком, контролировать, поправлять. Он просто смотрит в чек лист и по порядку выполняет все поставленные небольшие задачи. Очень скоро его работа станет привычкой, и чек лист будет требоваться в самых редких случаях. Количество ошибок в выполнении работы уменьшается в разы, как у молодых, так и у опытных сотрудников при освоении новой работы.

И еще одно важное преимущество чек листов в рабочем процессе. Если один сотрудник выпадает из дела по любой причине (отпуск, больничный, перевод на другую должность), то его с легкостью может заменить другой человек, с помощью чек листа, ведь весь регламент указан в этом документе. Вам не придется учить кого-то заново, искать судорожно замену отсутствующим. Следовательно, еще одно преимущество этого документа – существенная экономия времени руководителя или менеджеров среднего звена.

Освоив технику разработки и использования чек листов, вы существенно оптимизируете свой производственный процесс. Разработав такой лист для кадрового отдела, вы сможете на стадии приема на работу намного лучше узнавать своих потенциальных работников. Маркетолог может с помощью чек листа проводить опросы и мотивировать покупателей к обращению в компанию. Успешное внедрение чек листа в работу даст больше четкости в понимании рабочих процессов и правильности в принятии решений.

Е.Щугорева.

Елена Щугорева — консультант по бизнесу, тренер по ораторскому мастерству и технике речи.
С ней можно связаться по электронной почте [email protected] или через группу в Фейсбуке https://www.facebook.com/groups/904597872912469/

В дополнение к статье просмотрите видео на тему о том, как правильно составлять чек-листы:

Facebook Twitter Google+ LinkedIn

Чек-лист – это список, содержащий ряд необходимых проверок во время тестирования программного продукта. Отмечая пункты списка, команда или один тестировщик могут узнать о текущем состоянии выполненной работы и о качестве продукта. Работая над проектом по чек-листу, исключена вероятность повторной проверки по тем же кейсам, а также повышается качество тестирования, так как вероятность оставить без внимания какой-то функционал существенно снижается. Поэтому очень важно знать из каких элементов состоит чек-лист и уметь им эффективно пользоваться. Как правило, чек-листы делают в Google-таблице для обеспечения общего доступа всем QA-специалистам.

Из чего состоят чек-листы

Чек-листы устроены предельно просто. Любой из них содержит перечень блоков, секций, страниц, других элементов, которые следует протестировать, например:

Пункты могут содержать как линейную структуру, так и древовидную, с разделами/подразделами или без них. Они должны быть максимально краткие и в то же время понятные тестировщику, который еще не знаком с приложением. Пункты должны быть однозначными, чтобы их нельзя было понять как-то иначе. Все пункты должны быть оформлены на одном языке: русском или английском.

Как правило, каждый чек-лист имеет несколько столбцов. Каждый столбец предназначен для тестирования на отдельной платформе. Следует всегда указывать название устройства, браузера и его версии.

Тестировать приложение может несколько человек одновременно. В этом случае каждый тестировщик берет по одной-две платформы и тестирует только на них. При этом следует напротив каждой платформы указать тестировщика, который выполняет указанный объем работ.

При прохождении чек-листов тестировщик отмечает статус напротив каждого тестируемого пункта. Возможны следующие варианты статусов:

• «Passed» – проверка пройдена успешно, багов не найдено;
• «Failed» – найден один или более багов;
• «Blocked» – невозможно проверить, т.к. один из багов блокирует текущую проверку;
• «In Progress» – текущий пункт, над которым работает тестировщик;
• «Not run» – еще не проверено;
• «Skipped» – проверяться не будет по какой-либо причине. Например, текущий функционал еще не реализован.

Для большей наглядности, как правило, каждый из статусов имеет свой цвет.

После завершения тестирования не должно быть ячеек, отмеченных как «Not run».

Все заведенные по чек-листу баг-репорты должны быть добавлены в примечания к ячейке со статусом «Failed».

Вполне допустимо добавлять примечания и в некоторые ячейки с другими статусами, если это необходимо.

Для ячеек со статусом «Blocked» примечания со ссылками на баг-репорты также обязательны. Однако, как правило, примечание в ячейке со статусом «Blocked» ссылается на ранее заведенный баг-репорт, который в одном из предыдущих пунктов уже отмечен как «Failed». Другими словами: пункт, однажды отмеченный как «Failed» может быть блокером для нескольких или всех последующих пунктов чек-листа. Рассмотрим пример:

Здесь видно, что есть два различных бага. Допустим, первый баг в браузере Chrome – функционал не работает. В этом случае мы заводим баг-репорт и отмечаем текущий пункт как «Failed». Все остальные пункты будут отмечены как «Blocked», т.к. их невозможно будет протестировать.

Примерно то же самое и с браузером Firefox. Письмо невозможно отправить, на это заводится баг-репорт, а все остальные пункты, связанные с отправкой, проверить невозможно, поэтому отмечаем их как «Blocked», указывая ссылку на тот же баг-репорт.

Отметим несколько основных моментов, которые стоит учитывать при работе с чек-листами:

1. По завершении прохождения чек-листа не должно остаться ячеек со статусом «Not run».
2. Все ячейки со статусом «Failed» и «Blocked» обязательно должны иметь примечания со ссылками на баг-репорты.
3. Статус «Passed» устанавливается только для пунктов, которые проверены и не содержат ошибок.

Правила составления чек-листов

Для составления эффективного чек-листа сформулируем несколько правил.

1. Один пункт – одна операция.
   Пункты чек-листа – это однозначные атомарные и полные операции. Например, добавление товара в корзину сайта и оплата заказа – две разные задачи. В списке проверок подобные операции оформлены отдельными пунктами: добавлен товар в корзину, оплата отправлена.
2. Пункты начинаются с существительного.
   Цель чек-листа – учесть все действия для наиболее полного покрытия тестами ПО, поэтому составляя пункты следует придерживаться унифицированной формы. Для понятного и однозначного представления пункты лучше начинать с существительного – «Проверка», «Добавление», «Отправка» или глагола неопределенной формы – «Проверить», «Добавить», «Отправить».
3. Составление чек-листа по уровням детализации.
   Для удобства прохождения чек-листа лучше всего составлять тесты в том виде, который будет последовательным исходя из логики использования функционала. В рамках раздела «Регистрация и Личный профиль»: регистрация на сайте, редактирование профиля. Раздел «Форма обратной связи»: валидация полей, отправка письма, доставка письма.

Преимущества использования чек-листов

• Использование чек-листов способствует структурированию информации у сотрудника.
• При правильной записи необходимых действий у сотрудника появляется однозначное понимание задач. Это способствует повышению скорости обучения новых сотрудников.
• Чек-листы помогают избежать неопределенности и ошибок связанных с человеческим фактором. Увеличивается покрытие тестами программного продукта.
• Повышается степень взаимозаменяемости сотрудников.
• Экономия рабочего времени. Написав чек-лист единожды его можно использовать повторно, учитывая актуальность информации.
  Использование чек-листов – один из приёмов повышения бас фактора. В области разработки программного обеспечения бас фактор («bus factor» – фактор автобуса) проекта – это мера сосредоточения информации среди отдельных членов проекта.

Хороший чек-лист – это документ, описывающий что должно быть протестировано. При этом чек-лист может быть абсолютно разного уровня детализации. На сколько детальным будет чек-лист зависит от требований к отчётности, уровня знания продукта сотрудниками и сложности продукта.

Чек-лист нужен чтобы:

1. Не забыть требуемые тесты.
2. Делить задачи по уровню квалификации.
3. Сохранять отчетности и результаты тестирования.

Чек-лист содержит:

1. Список проверок (с требуемой степенью детализации).
2. Окружение проверки :
   • сборка, на которой проводилось тестирование ;
   • тестовое окружение (если применимо) ;
   • информация о тестировщике .
3. Результат проверки.

Это список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, вы, команда или специалист, можете узнать о состоянии или корректности выполнения этой работы.

Работая над проектом, ловили ли вы себя на мысли, что повторяете очевидные ошибки уже не в первый раз? Или замечали, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же ошибки, напрасно тратя время?

Чек-листы могут применяться в самых разных сферах: существуют чек-листы для официантов, пилотов, маркетологов, веб-дизайнеров.

Нижеприведённые правила для чек-листов помогут вам и вашим сотрудникам создавать полезный и качественный продукт.

Правила составления чек-листов

1. Один пункт - одна операция

Пункты чек-листа - это минимальные полные операции. Например, заказать изготовление визиток и доставить визитки в офис - это 2 разных операции. Поэтому в чек-листе они отображаются отдельными пунктами:

• • визитки заказаны;
  • визитки доставлены в офис.

1. Пункты написаны в утвердительной форме

Цель чек-листа – проверка готовности задачи, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме - «заказаны, доставлены». Сравните формулировку: «заказать визитки» и «визитки заказаны». Второй вариант требует большей ответственности.

1. Оптимальное количество пунктов - до 20

Чек-листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов - до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек-лист.

Эффективное внедрение чек-листов:

1. Тестирование

После составления чек-листа пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.

1. Оформление

Чек-лист должен выглядеть эстетично - тогда с ним будет приятнее работать.

1. Удобный доступ

Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек-лист заполняется каждый день).

Преимущества использования чек-листов:

• структурирование информации у сотрудника. При записывании необходимых действий у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач;
• повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять несколько раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек-лист для самостоятельной работы;
• высокий результат, уменьшение количества ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек-листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности;
• взаимозаменяемость сотрудников;
• экономия рабочего времени - сотрудники будут значительно меньше времени тратить на переделывание задач.

Андрей Маноха, креативный директор интернет-агентства UaMaster

Чек-лист - что это? Как составить чек-лист?

Успеть сделать все, ничего не забыть и ни в чем не ошибиться!

Вы будете удивлены, но именно с подобными мыслями ложатся спать или встают по утрам многие современные люди. Какие только методы и средства не используются для повышения профессиональной и личной продуктивности. Кто-то ставит будильники и напоминания на личных электронных устройствах, кто-то «по старинке» обклеивает все вокруг себя разноцветными стикерами. Но существует и один действительно удобный вариант, который работает - чек-лист. Что это такое и всем ли подойдет данное волшебное средство?

Волшебные списки, проверенные в полетах

Считается, что первоначально чек-листы начали использоваться в авиации. Управление самолетом включает в себя ряд выполнения множества сложных операций в определенной последовательности. И без системы напоминаний даже опытный пилот с помощником может ошибиться, а ошибки в таком деле могут нести тотальные последствия. Именно поэтому в качестве дополнительной «страховки» авиаторам на каждый полет предлагается чек-лист. Что это? По сути, список, состоящий из отдельных действий, необходимых к выполнению, в данном случае организованный в правильной последовательности. Так как данный инструмент идеально работает в авиации, его взяли на вооружение и гражданские люди, профессии которых далеки от авиационных.

Кому будут полезны чек-листы и для чего?

Ежедневные системы напоминаний пригодятся любому человеку, желающему повысить личную продуктивность. Тайм-менеджмент - это та область знаний, основные принципы и техники которой одинаково успешно может использовать и руководитель, и начинающий предприниматель и любая домохозяйка. Меняется только конкретика, так как у каждого вида деятельности своя специфика. В стандартном своем варианте чек-лист – это перечень действий и задач. Но если это необходимо, можно составить его в виде списка каких-то отдельных предметов. Многие ведут списки покупок – а это, по сути, тоже чек-листы, так же как и любой кулинарный рецепт, записанный столбиком в виде набора компонентов с рекомендациями по дозировке. Между прочим, практически во всех заведениях общественного питания такие напоминания висят на кухне для поваров, чтобы те могли готовить быстрей, пользуясь подсказками по весу порции и каждого конкретного продукта, используемого в определенном блюде. Чаще всего чек-лист создается для одного человека, но если определенная задача будет решаться группой лиц, список также выручит. В этом случае необходимо разбить дело/конечную цель на подпункты, каждый из которых будет выполнять один сотрудник. Далее каждая задача закрепляется за определенным исполнителем и при необходимости тот расписывает ее для себя поэтапно в личном чек-листе.

Общие правила составления

Если вы хотите стать продуктивнее и успевать больше без лишней суеты, самое время попробовать составить свой первый чек-лист. Такой план должен иметь четкую структуру и привлекательный внешний вид. Желательно также соблюдать временную последовательность (отказаться от нее можно, если все задачи бессрочные). Избегайте длинных пунктов, желательно, чтобы каждая задача выражалась 3–4 словами, и обязательно используйте глаголы. Как составить чек-лист, который будет работать? Все просто – выберете удобный для себя формат: бумага, заметка в телефоне или файл на компьютере. Всего у вас должно быть две колонки, в первой будет записан номер и сформулирована сама задача, а во второй – ставится отметка по мере выполнения. Специалисты советуют не вычеркивать сделанные дела, а именно помечать их галочками или крестиками.

Формулируйте задачи правильно

Для того чтобы ваши чек-листы действительно начали работать, важно научиться верно формулировать задания. Дела, выполняемые регулярно, можно не расписывать на подпункты, а вот разовые задачи и поручения желательно разбивать на подпункты. К примеру: переговоры с новыми клиентами желательно записать как минимум с 3 пометками, выделив для себя те темы, которые обсудить необходимо. Если же вам необходимо отправить ежедневный отчет, пишем задание одним пунктом. Обязательно записывайте все, что вы действительно можете забыть. Для сокращения времени выполнения дел можно также делать в чек-листе и развернутые пометки, к примеру, вносить контактную информацию тех, с кем вы планируете связаться.

Некоторые специалисты по деловому планированию советуют записывать в чек-лист задачи так, как будто они уже выполнены. Соответственно писать не «надо сделать…» а «….сделано!». Это достаточно эффективный, с точки зрения психологии, прием, однако к нему потребуется привыкать некоторое время. Удобно использовать и систему маркировки. Выбирайте наиболее удобный для себя вариант: текстовыделители, подчеркивание. Но постарайтесь не увлекаться выделением, иначе у вас получится слишком пестрый и яркий чек-лист. Заполнение списка дел следует вести одним цветом, а для выделения используйте не более двух цветов, отмечая действительно самое важное.

Не пытайтесь успеть все

Популярный вопрос среди тех, кто только начинает работать со списками дел: чек-лист - что это, план работы на неделю или ежедневный? Долгосрочные цели и дела необходимо записывать отдельно. Чек-лист же - это мини-список, рассчитанный на один день. Общее количество пунктов не должно превышать 20. В противном случае вы или не справитесь или переутомитесь, а эти оба варианта не имеют ничего общего с продуктивностью. Составление чек-листа может стать регулярным вечерним или утренним ритуалом. В конце дня самое время просмотреть свой список и понять, все ли намеченные дела были выполнены в нужном объеме.

Проверка обязательна

Итак, предположим, вы закончили составление своего первого чек-листа. Что же делать дальше? Все просто, теперь самое время внимательно его прочитать и проверить. Во-первых, важно действительно ничего не забыть и не упустить. Во-вторых, во время проверки вы можете что-то скорректировать и дополнить при необходимости. И только если вас все устраивает, можно брать чек-лист в работу. Постарайтесь не забывать своевременно ставить пометки о выполнении дел. Если вам кажется, что создание чек-листов – это долго и сложно, спешим вас разубедить. Для удобства можно хранить некоторые шаблоны, к примеру, списки для сбора вещей в командировку, или основные задания на каждый день (при условии, что они повторяются). В среднем заполнение чек-листа занимает не более 10–15 минут вместе с проверкой, важно только выбрать время, когда вас никто и ничто не будет отвлекать.

Инструмент для анализа

Чек-лист - это не только инструмент для напоминания и повышения продуктивности. Использовать списки дел можно и в корпоративной среде. Руководитель может составлять чек-листы для своих подчиненных и с их помощью отслеживать и контролировать процесс выполнения задач. Пригодится данный инструмент и в том случае, если вы только начинаете работать над собой, ищете наиболее подходящие методики и варианты распределения дневной активности. В этом случае также необходимо ежедневно проверять количество или процентное соотношения выполненных дел и нерешенных задач и далее формировать новую программу на следующий день на основе полученных результатов. Получается, что на вопрос: «Чек-лист - что это такое?» можно ответить следующим образом: инструмент для повышения и оценки продуктивности

---